ایمیل، تماس‌های تلفنی و ملاقات‌ها مجموعه فعالیت‌هایی هستند که خیلی از افراد در یک روز عادی به دنبال انجام آن‌ها هستند. یک روز کاری می‌تواند با وقفه‌ها، نداشتن تمرکز و برنامه‌ریزی به تأخیر بیفتد. تغییرات کوچک در محیط کاری شما می‌تواند باعث کاهش و یا حتی مانع برخی از حواس‌پرتی‌ها شود و در نهایت موجب افزایش بهره‌وری شما در کار گردد. رعایت برخی نکته‌ها مانند سازماندهی محیط کاری، جلوگیری از انجام چندین وظیفه به طور هم‌زمان، استراحت کردن، دوری از تلفن همراه و استفاده از تماس‌های تصویری برای کاهش ملاقات‌ها و ایمیل‌ها می‌تواند افزایش بهره‌وری را در کارها به همراه بیاورد.
از انجام چندین وظیفه به طور هم‌زمان خودداری کنید
انجام چندین وظیفه به طور هم‌زمان هنوز هم یک عادت وسوسه‌انگیز و نادرست است. به جای اینکه هم‌زمان روی ۱۰ پروژه مختلف تمرکز کنید، بهتر است چند دقیقه وقت بگذارید و روز خود را برنامه‌ریزی کنید و در زمان مناسب به تک تک کارهای خود به طور جداگانه رسیدگی کنید.
به جای اینکه قدرت مغز خود را صرف انجام پروژه یا کارهای مختلف در یک زمان کنید، کارهای لازم را روی یک کاغذ بنویسید و برای انجام هر کدام از آن‌ها زمان مشخصی را اختصاص دهید.
برای انجام هر کار، مدت زمان ۶۰ تا ۹۰ دقیقه اختصاص دهید و سپس استراحت کنید؛ مثلاً ایمیلتان را چک کنید، کمی استراحت کنید و سپس سراغ کار بعدی بروید. این نوع برنامه‌ریزی قابلیت کنترل بیشتری به شما می‌دهد؛ زیرا دیگر روی کارهای مختلف و متنوع تمرکز نمی‌کنید که در آخر هیچکدام از آن‌ها به پایان نمی‌رسد.
اگر هر وظیفه یا کار خود را در زمان مناسب تمام کنید، در یک روز می‌توانید وظایف مختلف خود را به اتمام برسانید. به علاوه در پایان هفته به طور غیر قابل تصوری متوجه خواهید شد که بیشتر از آنچه که برنامه‌ریزی کرده بودید، کارها و وظایف خود را انجام داده‌اید.
در فواصل منظم استراحت کنید
گاهی اوقات ما فکر می‌کنیم که در طول روز به اندازه کافی زمان نداریم؛ به خصوص وقتی که زمان معینی برای انجام کاری داریم و به همین خاطر تحت فشار هستیم. در نتیجه در مقابل استراحت کردن و یا انجام هر کار دیگری که وقت با ارزش ما را هدر می‌دهد، مقاومت می‌کنیم. در حالی که دانشمندان دیدگاه دیگری نسبت به این موضوع دارند.
ثابت شده است که استراحت کردن مزایای زیر را به همراه دارد:
-
استراحت تأثیر مثبت روی سلامت عقلی و جسمی دارد
نشستن بیش از حد می‌تواند ریسک مبتلا شدن به دیابت، افسردگی و چاقی را افزایش دهد. بنابراین، ضروری است که از روی صندلی بلند شوید و کمی حرکات کششی انجام دهید، کمی راه بروید و یا چیزی میل کنید.
-
استراحت باعث افزایش خلاقیت می‌شود
دشمن اصلی برای کاهش میزان خلاقیت شما، کار کردن به مدت زیاد و بدون استراحت است. صرف زمان بیشتر هیچ وقت موجب ایجاد ایده‌های بیشتر نمی‌شود. ایده‌های بزرگ هنگامی به وجود می‌آیند که اصلاً انتظارشان را ندارید. شما می‌توانید شانس شکل‌گیری ایده در مغز را با راه رفتن و قدم زدن افزایش دهید.
بنابراین همان‌طور که بیان شد، احتمال ایجاد ایده‌های جدید در هنگام قدم زدن افزایش می‌یابد. پس خودتان را خسته نکنید و اگر احساس خستگی می‌کنید، کمی استراحت کنید و اجازه دهید خلاقیتتان فوران کند.
موبایل خود را کنار بگذارید
همان‌طور که می‌دانید، بسیاری از افراد نمی‌توانند وسوسه خود را کنترل کنند و هنگام کار کردن به سراغ موبایل خود نروند. متأسفانه تنها یک نگاه کوتاه به موبایل می‌تواند باعث شود که ساعت‌ها وقت ما هدر رود. موبایل‌هایمان نه تنها باعث کاهش بهره‌وری بلکه باعث از دست رفتن توان مغز نیز می‌شود.
ثابت شده است که در دسترس بودن موبایل، امکان تمرکز را برای مغز دشوارتر می‌کند؛ زیرا مقداری از این تمرکز بر روی موبایل است، حتی اگر از آن استفاده نکنید و فقط در دسترس باشد.
با کنار گذاشتن موبایل در طول انجام کار به زمان‌هایی فکر کنید که می‌توانید ذخیره کنید و نیز کارهایی که می‌توانید در آن مدت انجام دهید. از خودتان بپرسید که کدام یک بهتر است؟ اینکه وقت خود را صرف دنیای مجازی کنید یا اینکه روی کارهای مهم‌تر تمرکز کنید. زمان خود را عاقلانه استفاده کنید تا میزان بهره‌وری شما افزایش یابد.
تماس تصویری را جایگزین ایمیل‌های طولانی کنید
ملاقات‌ها و ایمیل‌ها یکی از اشتباه‌های رایج برای کاهش بهره‌وری در کار است. ملاقات‌ها معمولاً به دلیل حصول اطمینان از شروع و پایان به موقع و به منظور ارتباط مؤثر افراد با یکدیگر، بیشتر از زمانی که برنامه‌ریزی شده، طول می‌کشند. استفاده از ایمیل برای برقراری ارتباط یکی دیگر از موانع برای داشتن یک روز کاری بسیار پر بازده است؛ به خصوص هنگامی که در حال کار کردن روی یک پروژه به صورت مشترک هستید.
یکی از روش‌های مؤثر برای پیشبرد جلسه‌ها و برقراری ارتباط با همکاران، اپلیکیشن ابری (CloudApp) برای تماس تصویری است. به کمک فیلمبرداری از صفحه موبایل و دیگر ابزارها و نیز تصاویر متحرک یا گیف، افراد می‌توانند دقیقاً آنچه را که در حال کار کردن روی آن هستند و یا هر مشکلی را که تجربه کرده‌اند را با یکدیگر به اشتراک بگذارند.
علاوه بر این، وب‌کم (Webcam) به شما این اختیار را می‌دهد که کمی خصوصی‌تر با یکدیگر ارتباط برقرار کنید. با این روش، جلسه می‌تواند بسیار سریع شروع شود. درست در زمانی که دوربین خود را روشن می‌کنید!
نظم و ترتیب را در محیط کاری خود رعایت کنید
تمیز و منظم بودن محیط کار می‌تواند به طور چشم‌گیری بهره‌وری شما را افزایش دهد. از دیگر مزایای محیط کاری منظم می‌توان به افزایش راحتی و افزایش اعتماد به نفس اشاره کرد.
-
افزایش راحتی
استرس از دست دادن یک چیز مهم می‌تواند دلهره‌آور باشد؛ به خصوص اگر یک سند کاری مهم باشد. اگر می‌خواهید در محیط کاری خود احساس راحتی کنید و بدانید که دقیقاً جای هر چیزی کجاست، با مرتب کردن میز شلخته خود یک فضای آزاد ایجاد کنید.
-
افزایش اعتماد به نفس
اگر به دنبال راه‌هایی هستید که تأثیر مثبت روی همکاران و مدیران خود بگذارید، یک میز منظم و تمیز این تأثیر را خواهد داشت (مقصود از میز کاری منظم، تمام ابزار و ویژگی‌های شما در محیط کاری مانند پوشیدن لباس کاری، اتاق کار و به طور کلی محیط کارتان است). انجام این کار، این پیام را به دیگران می‌رساند که شما نه تنها آدم منظم و تمیزی هستید، بلکه مسئولیت‌پذیر نیز می‌باشید.
اینکه هرروز با یک میز نامنظم روز کاری خود را شروع کنید، به طور ناخودآگاه روزتان را تخریب می‌کند. چیزهای کوچک مانند رها کردن یک کتاب یا یک ورق کاغذ روی میز کاری به مرور باعث اضافه شدن چیزهای دیگر روی آن می‌شود و یک‌دفعه متوجه می‌شوید که میزتان به یک کابوس شب تبدیل شده است.
ایجاد تغییرات کوچک در محیط یکی از روش‌هایی است که باعث جلوگیری از داشتن یک محیط کاری درهم و برهم می‌شود. برای مثال، قرار دادن یک سطل زباله در کنار میز کاری‌تان می‌تواند باعث تغییرات بزرگی شود و همین‌طور باعث شود شلوغی میزتان به طور چشم‌گیری کاهش پیدا کند.
یک روش دیگر، تقسیم کردن میزتان به بخش‌های مختلف است. وسایل را طبق اولویت‌بندی مرتب کنید؛ خودکار و مدادهایی را که استفاده نمی‌کنید، جدا کنید و وسایل اداری و دفتری را کنار بگذارید. اگر از امروز شروع کنید و محیط کاری‌تان را با انجام تغییرات کنترل کنید، بدون شک میزان افزایش بهره‌وری در کارتان را خواهید دید.
سخن پایانی
انجام کار، خودش به اندازه کافی سخت است و به دلیل اینکه همه ما خواستار این هستیم که سریع‌تر و بهتر انجام شود، این عمل سخت‌تر و دشوارتر می‌شود. هنگامی که نمی‌توانیم زمان را کنترل کنیم، می‌توانیم اقدام‌های لازم را انجام دهیم تا از آن نهایت استفاده را ببریم. آنچه در این مقاله بیان شد، به شما یاد می‌دهد که چگونه میزان بهره‌وری‌تان را افزایش دهید و زمانتان را بهتر مدیریت کنید.
فراموش نکنید، لازم نیست که خودتان را خسته کنید. برای افزایش بهره‌وری نباید سخت‌تر کار کنید؛ بلکه باید هوشمندانه‌تر عمل کنید.
