ارائه یک تجربه استثنایی برای برندسازی کارفرمایی، خیلی قبل‌تر از اینکه افراد به سازمان شما بپیوندند آغاز می‌شود و چیزی بیشتر از احساس کارکنان شماست. فرایند جذب و استخدام با بازاریابی محتوایی و آگهی‌های جذب شروع می‌شود. زمانی که بسیاری از کاندیداها برای اولین بار به آگهی‌ها و وب‌سایت سازمان شما نگاه می‌کنند، انتظارات ابتدایی آن‌ها شکل می‌گیرد.
اگر تعداد رزومه‌های دریافت‌شده از طرف افراد شایسته زیاد باشد، فرایند انتخاب به فرایندی سخت تبدیل می‌شود. وقتی کاندیداها برای یک شغل درخواست می‌فرستند، اغلب در شکننده‌ترین حالت خود هستند و ممکن است فرایند جذب خیلی احساسی باشد؛ مخصوصاً برای کسانی که از این مرحله عبور نمی‌کنند. برای تأثیرگذاری مثبت اولیه و پایانی خوش، فرایند درخواست و انتخاب را به گونه‌ای طراحی و اجرا کنید که فارغ از نتیجه موجب شود متقاضیان احساس خوبی نسبت به خود و نسبت به سازمانتان داشته باشند و برای کسانی که از این مرحله عبور می‌کنند، فرایند جامعه‌پذیری را ترتیب دهید تا تجربه پیوستن به سازمان را برای آن‌ها تا حد امکان خوشایند سازد.
طراحی فرایند ارسال درخواست و انتخاب مطابق با میل کارجویان
بسیاری از سازمان‌ها به فرایند درخواست و انتخاب به‌عنوان روشی برای کم کردن جمعیت متقاضیان کار نگاه می‌کنند؛ رد کردن ضعیف‌ترین متقاضیان تا جایی که بهترین‌ها بمانند. این رویکردِ سخت و ماشینی باعث می‌شود که متقاضیان ناموفق حس بدی به خودشان پیدا کنند و تجربه تلخی با سازمان شما داشته باشند. بدتر از آن، این متقاضیان پذیرفته‌نشده به منبع بدگویی درباره سازمان شما تبدیل می‌شوند که در نهایت تخریب برند کارفرمایی شما را به همراه می‌آورد.
اگر می‌خواهید اطلاعات بیشتر درباره برند کارفرمایی به دست آوردید، این مقاله را بخوانید:
برند کارفرمایی؛ کلید استخدام بهترین استعدادهای بازار کار
در این مقاله، توضیح می‌دهیم که چگونه فرایند شخصی‌سازی‌شده و خوشایندتری داشته باشید که متقاضیان را قادر می‌سازد تا تعامل مثبتی با سازمان شما داشته باشند و بدون توجه به نتیجه، حس خوب خود را نسبت به سازمان شما حفظ کنند و منبع مثبت تبلیغ دهان به دهانی باشند که موجب تقویت برند کارفرمایی شما می‌شود.
هر چند که شما می‌خواهید افرادی را استخدام کنید که بیشترین تناسب شخصیتی و ارزشی را با سازمان شما دارند؛ اما فراموش نکنید که هر متقاضی، یک انسان با عواطف و احساسات است. قطعاً شما نمی‌توانید همه را استخدام کنید؛ اما می‌توانید فرایند درخواست و انتخاب را طوری طراحی و اجرا کنید که شخصی‌سازی‌شده باشد و متقاضیان تصور نکنند که بی جهت پذیرفته نشده‌اند.
رفتار محترمانه و مدیریت انتظارات کارجویان در مرحله ارسال درخواست و مصاحبه
مرحله ارسال درخواست
درخواست برای یک شغل یک تجربه عاطفی است. با همه متقاضیان با احترام برخورد کنید. تجربه‌ای برای کاندیداها ایجاد کنید که مبتنی بر همدلی و درک متقابل باشد.
کاری نکنید که متقاضیان تصور کنند درخواست آن‌ها در چاه بی‌انتهایی بلعیده شده و خبری از آن نیست. سیستمی طراحی کنید که طی یک یا دو روز خبر دریافت رزومه را به متقاضی بدهد. از متقاضیان تشکر کنید که وقت صرف کرده‌اند و درخواست را تکمیل و برای شما ارسال کرده‌اند. اجازه دهید افراد بدانند که درخواست آن‌ها در کدام مرحله است. نامزدها را از وضعیت فرایند باخبر سازید. اگر سیستم رهگیری متقاضی (ATS- Applicant Tracking System) شما این قابلیت را دارد که به کاندیداها نشان دهد درخواست آن‌ها در کدام مرحله است، از آن استفاده کنید.
کاندیداهایی را که برای مصاحبه انتخاب کردید، از فرایند انتخاب مطلع کنید. کاندیداها باید بدانند که مصاحبه آن‌ها حضوری یا آنلاین است، مصاحبه تحت هوش مصنوعی است یا توسط فرد مدیریت می‌شود. همچنین، کاندیداها را آگاه سازید که چند مصاحبه نیاز است و آن‌ها در کجای این فرایند قرار دارند.
با مدیریت انتظارات، ناامیدی‌ها را کاهش دهید. مشخص کنید که انتظار دریافت چه تعداد درخواست را دارید. متقاضیان چه زمانی متوجه خواهند شد که درخواست آن‌ها دریافت شده است؟ آیا برای مصاحبه انتخاب شده‌اند یا خیر؟ این فرایند چقدر زمان می‌برد؟ انتظار دارید این فرصت شغلی (پوزیشن) در چه مدتی پر شود؟ با مدیریت انتظارات، ناامیدی‌ها را کاهش می‌دهید که در صورت عدم مدیریت ممکن است باعث شود که یک متقاضی رد شده به مخالف برند شما تبدیل شود.
زمانی که تصمیم به انتخاب گرفتید، متقاضیان را آگاه کنید. حتی اگر این خبر بد باشد؛ اما با زمان‌بندی مناسب ابلاغ شود، اکثر متقاضیان راضی خواهند بود. چرا که این کار نشان می‌دهد شما به زمان آن‌ها احترام می‌گذارید.
این گام‌ها، اقدامات صحیحی را نشان می‌دهد که اثرات آن بر برند هم منعکس خواهد شد. کاندیداهایی که برای مصاحبه انتخاب شده‌اند احساس می‌کنند که انتخاب درستی برای پیگیری این فرصت داشته‌اند. آن‌هایی که رد شده‌اند نیز احساس می‌کنند که به‌صورت حرفه‌ای با آن‌ها برخورد شده است؛ حتی اگر احساس بدی به نتیجه داشته باشند، احساس خوبی نسبت به سازمان خواهند داشت.
متقاضیان به همان اندازه که دوست دارند تجربیات مثبت خود را بیان کنند، تجربیات منفی را نیز با دیگران به اشتراک می‌گذارند. تحقیقات کریر بیلدر (Career builder) نشان می‌دهد که اکثر افرادی که در طی فرایند درخواست و انتخاب، تجربه بدی داشته‌اند حداقل آن را با سه نفر دیگر در میان می‌گذارند و آن‌ها نیز به افراد بیشتری خواهند گفت و در پایان تعداد بسیار زیادی از افراد از این تجربه ناخوشایند مطلع می‌شوند.
مقاله پیشنهادی: ۴ استراتژی فرهنگی که در استخدام و حفظ کارکنان برجسته به شما کمک می‌کند
مرحله مصاحبه
همه احترام و توجهاتی که در مرحله درخواست به متقاضیان اشاره شد، باید به مرحله مصاحبه هم منتقل شود. مطمئن شوید که کاندیداها می‌دانند که باید انتظار چه چیزی را داشته باشند. منظور این نیست لیستی از سؤالاتی را که قرار است در جلسه مصاحبه بپرسید در اختیار آن‌ها قرار دهید؛ بلکه اطلاعات کلی درباره نام واحد مصاحبه‌کننده، قالب یا فرم مصاحبه (آنلاین/ حضوری) و سطح آمادگی، در اختیار آن‌ها قرار دهید:
درباره جلسه‌ی مصاحبه توضیح دهید. برای مثال، توضیح دهید که مصاحبه از طریق تماس ویدئویی انجام می‌شود یا به‌صورت حضوری. آیا از همه کاندیداها سؤالات مشابهی پرسیده می‌شود یا خیر. همچنین این اطلاعات می‌تواند شامل نوع مصاحبه نیز باشد. مثلاً آیا مصاحبه در قالب سؤال و جواب است، یا اینکه به صورت مصاحبه رفتاری و موقعیتی برگزار می‌شود. منظور از مصاحبه موقعیتی این است که مصاحبه‌شونده را در موقعیت خاص قرار می‌دهند و از او می‌خواهند بگوید که در چنین شرایطی چه کار انجام می‌دهند. در مصاحبه رفتاری هم از مصاحبه‌شونده می‌خواهند درباره لحظه‌ای از تجربه کاری‌اش که برای او خوشایند بوده است، صحبت کند.
اطلاعاتی درباره افرادی که قرار است در جلسه مصاحبه حضور داشته باشند در اختیار کاندیداها قرار دهید. می‌توانید به کاندیدا بگویید که توسط یک یا چند نفر مصاحبه خواهد شد و نام و پست سازمانی افراد حاضر در جلسه مصاحبه را به او اعلام کنید.
مثلاً ممکن است به متقاضیان اعلام کنید نیازی به آمادگی نیست یا ممکن است پیشنهاداتی برای آن‌ها داشته باشید؛ مانند اینکه نمونه کار خود را به همراه بیاورند، آمادگی داشته باشید که درباره موضوع خاصی بحث کنیم و … . مکنزی (Mckinsey)، سازمانی پیشرو در مشاوره مدیریت، دو نوع مصاحبه را در فرایند انتخاب کاندیدا توضیح می‌دهد:
- مصاحبه تجربی (Experince Interviwe): در این نوع مصاحبه نقاط قوت و دستاوردهای فرد بررسی می‌شود.
- مصاحبه موردی (Case Interviwe): این نوع مصاحبه برای سنجش توانایی حل مسئله افراد استفاده می‌شود.
مدیریت دقیق رزومه‌ها
امکان ندارد که با متقاضیان شغل صحبت کنید و آن‌ها از “سیاه چاله (Black Hole)” نگویند؛ درخواست‌هایی که پس از ارسال، هیچ خبری از طرف کارفرما دریافت نمی‌کنند. پیشنهاد می‌شود از گام‌های زیر پیروی کنید تا بتوانید متقاضیان رد شده را به طرفداران برند کارفرمایی خود تبدیل کنید یا حداقل از تبدیل شدن آن‌ها به مخالفان برند کارفرمایی خود جلوگیری کنید.
- همیشه به زمان متقاضیان احترم بگذارید؛
- وقتی تصمیم نهایی برای استخدام گرفته شد، در بازه زمانی مشخصی همه متقاضیان را مطلع کنید؛
- اگر می‌توانید بازخوردهایی را به متقاضیان رد شده بدهید تا بتوانند برای درخواست‌ها و مصاحبه‌های آینده از آن استفاده کنند.
- فرصت‌های شغلی (پوزیشن) را به آن‌ها پیشنهاد کنید که شاید قبل از این به آن توجهی نداشته‌اند؛
- به متقاضیان، منابع جست‌وجوی شغل را معرفی کنید؛
- از تمام متقاضیان به خاطر وقتی که در اختیار شما گذاشتند تشکر کنید و برای آن‌ها در جست‌وجوی شغل آرزوی موفقیت کنید؛
- اگر احتمال می‌دهید که در آینده جایی برای آن‌ها وجود دارد، حتماً به آن‌ها بگویید؛
- از جملاتی مانند «رزومه‌ی شما را در اسناد خود نگه خواهیم داشت» پرهیز کنید. زیرا اکثر متقاضیان این جملات را به‌عنوان عباراتی از سر تعارف می‌بینند.
مقاله پیشنهادی: صفحه فرصت‌های شغلی؛ راهکار جذب افراد بااستعداد در شرکت
تناسب فرایندهای درخواست، غربال و انتخاب با ارزش پیشنهادی کارفرما
بعد از اینکه مطمئن شدید فرایند درخواست و غربالگری، حرفه‌ای و محترمانه است، قدم بعدی این است که فرایندهای درخواست، غربال و انتخاب را برای تقویت ارکان ارزش پیشنهادی کارفرما متناسب‌سازی کنید.
- یک جدول با دو ستون بکشید.
- در سمت راست، ارکان ارزش پیشنهادی کارفرما را لیست کنید.
- در سمت چپ، لیستی از نحوه نمایش ارکان ارزش پیشنهادی کارفرما در فرایندهای درخواست، غربال و انتخاب را تهیه کنید.
به یاد داشته باشید شما در حال ارزیابی کاندیداها و آن‌ها در حال ارزیابی شما هستند. این لحظات برای اثبات درستی تعهدات برند شما بسیار مهم است. اگر انعطاف را تعهد کرده‌اید، بنابراین باید در طراحی فرایند خود انعطاف را در نظر بگیرید. اگر اذعان داشته‌اید که کارفرمایی نوآور و ترقی‌خواه هستید، باید با اتخاذ رویکردی خلاقانه در مصاحبه و انتخاب این تعهد را نشان دهید.
رسیدن به تجربه عالی جذب و استخدام از طریق جامعه‌پذیری
ممکن است تصور کنید که وقتی نیروی مدنظرتان را پیدا کردید و فرصت شغلی (پوزیشن) خالی شما پر شد، می‌توانید پای خود را از روی پدال برندسازی کارفرمایی بردارید. این تصور کاملاً اشتباه است. استفاده از روش‌های مناسب برای جامعه‌پذیری استعدادها به اندازه جذب استعدادهای مناسب مهم است. اگر در این کار موفق شوید، انتظارات بالا منجر به عملکرد بالا می‌شود. اگر اشتباه کنید، ناامیدی منجر به خروج زودهنگام استعدادها می‌شود.
در پژوهش اخیر گروه آبردین (Aberdeen Group) که روی ۲۰۰ سازمان مطالعه کردند، مشخص شد سازمان‌هایی که از فرایند جامعه‌پذیری پیشرفته‌تری استفاده می‌کنند ۸۶٪ از کارکنان خود را در یک سال اول استخدام حفظ کرده‌اند، در حالی که این مقدار در میان سازمان‌هایی با جامعه‌پذیری پایین‌تر ۵۶٪ است. همچنین، استفاده از روش‌های نوآورانه در جامعه‌پذیری کمک کرد تا ۷۷٪ از کارکنان تازه استخدام‌شده انتظارات عملکردی اولین سال کاری خود را برآورده کنند، در حالی که در سازمان‌های دیگر این عدد ۴۹٪ بود. علیرغم وجود این شواهد در تأیید تأثیر این برنامه بر عملکرد افراد و سازمان، بیش از یک سوم از سازمان‌ها هیچگونه فرایند رسمی برای جامعه‌پذیری نداشتند.
در اینجا به پنج رویکرد جامعه‌پذیری اشاره می‌کنیم که برای شناسایی و تعلق برند کارفرمایی ضروری هستند و موجب تسریع «زمان عملکرد» (Time To Performance) می‌شوند. (زمانی که نیاز است تا یک کارمند تازه استخدام‌شده به بالاترین عملکرد خود برسد):
جامعه‌پذیری را به‌سرعت شروع کنید و آن را گسترش دهید.
جامعه‌پذیری موفقیت‌آمیز کارکنان جدید نیازمند تلاشی بیشتر از یک فرایند یک‌روزه است. بلافاصله بعد از اینکه کاندیدا پیشنهادتان را پذیرفت، فرایند جامعه‌پذیری را شروع کنید. مدت زمان این فرایند می‌تواند از ۳ تا ۱۲ ماه باشد.
فرایند جامعه‌پذیری یک کار تیمی است.
معمولاً واحد منابع انسانی مالک فرایند جامعه‌پذیری است. اما بدون شک این یک کار تیمی است. اهمیت جدی بودن این فرایند از آنجا ناشی می‌شود که آشناسازی مؤثر نیازمند هماهنگی بین واحدهای مختلف؛ مانند جذب، مدیریت منابع انسانی، توسعه، فناوری اطلاعات و مدیر واحد مربوطه است.
از قدرت تکنولوژی استفاده کنید.
تکنولوژی می‌تواند نقش بسیار مؤثری برای راهنمایی تازه واردها و مدیران استخدام در فرایند جامعه‌پذیری داشته باشد و تجربه‌ی یکپارچه‌تری را فراهم کند. استفاده از تکنولوژی می‌تواند شامل مدیریت جریان وظایف (تسریع و پیگیری لیست اطلاعات و وظایف مورد انتظار از فرایند)، اجتماعی کردن (ایجاد جامعه و شبکه حمایتی) و آشناسازی فرهنگی (از طریق ویدیو، ماژول‌های یادگیری و بازی‌ها) باشد.
«هول فودز مارکت» (Whole Foods Market) با هر یک از دپارتمان‌های خود به مانند یک تیم قدرتمند و کارآفرین رفتار می‌کند که اعضای هر تیم تصمیم می‌گیرند چه کسی وارد تیمشان شود. در این سازمان، فرایند آشناسازی شامل دوره آزمایشی ۴ هفته‌ای است که در طی آن اعضای تیم رای می‌دهند که آیا فرد تازه استخدام‌شده بماند یا برود. کارآموز به حمایت دو سوم افراد نیاز دارد تا بتواند به‌عنوان یک عضو دائم پذیرفته شود.
شروع یک شغل جدید به همان اندازه که هیجان‌انگیز است می‌تواند پراسترس هم باشد. با ایجاد حس خوشامدگویی در کارکنان جدید و توجه به‌راحتی آن‌ها می‌توانید استرس را کاهش داده، فرایند گذار را تسهیل کرده و تلاش‌های نگهداشت را آغاز کنید.
یک یا چند گام زیر را به فرایند جامعه‌پذیری خود اضافه کنید تا تجربه روز اول را خوشایند و به‌یادماندنی کنید:
- یک نامه خوشامدگویی برای کارمند جدید بفرستید که توسط مدیر استخدام و افرادی که با کارمند مربوطه همکاری نزدیک خواهند داشت، امضا شده باشد.
- خط سیر مشخصی از هفته اول کاری، همراه با جزئیات آن، در اختیار فرد قرار دهید که شامل تمام بخش‌های جامعه‌پذیری هم باشد.
- محیط کاری فرد را آماده کنید تا هر آنچه نیاز دارد در اختیارش باشد؛ میز، صندلی، سخت‌افزار و نرم‌افزار کامپیوتر، کاغذ یادداشت و … . مطمئن شوید که واحد فناوری اطلاعات نام کاربری و کلمه عبور او را مشخص کرده باشد.
- در پایان هفته اول کاری کارمند جدید یک برنامه دورهمی را تدارک ببینید.
- فردی را مشخص کنید تا به سؤالات پاسخ دهد و در هفته‌های اول کاری، کارمند جدید را راهنمایی کند.
- یک تور در سازمان برای کارمند جدید در نظر بگیرید و همه جا را به او نشان دهید.
طراحی یک فرایند جامعه‌پذیری گسترده
بسیاری از سازمان‌ها، تنها یک یا چند روز را برای جامعه‌پذیری کارکنان جدید اختصاص می‌دهند؛ برای نتیجه بهتر، دوره آشناسازی را از حداقل سه ماه تا حداکثر یک سال باید در نظر بگیرید. یک جدول با سه ستون مانند جدول زیر درنظر بگیرید. دوره‌های زمانی در ستون سمت راست، فازهای مختلف جامعه‌پذیری در ستون وسط و اهداف در ستون سمت چپ آورده شده‌اند.
می‌توانید ستون چهارمی را نیز اضافه کنید و مشخص کنید چه کسی یا چه بخشی مسئول اجرای آن مرحله است.
در آخر هم، قطعاً تعداد افرادی که با آن‌ها مصاحبه می‌کنید بیشتر از افرادی است که در نهایت جذب سازمان شما می‌شوند. پس اگر تجربه متفاوتی برای آن‌ها رقم بزنید، به بهترین سفیران برند کارفرمایی شما تبدیل خواهند شد.
نویسندگان:
محمدصادق اشرفی
مرضیه رحیمی
غزاله جنتی
منبع:
