۱۰ پیشنهادی که دورکاری را برای شما ساده تر می کند

پیشنهادهای کلیدی برای دورکاری

شیوع ویروس کرونا در بسیاری از کشورها -از جمله ایران- باعث شده تا بسیاری از شرکت‌ به دورکاری از خانه روی بیاورند. به منظور جلوگیری از شیوع این بیماری، کارمندان بسیاری از شرکت‌ها پروژه‌های خود را به دور از محیط کاری و در خانه انجام می‌دهند. این اتفاق، مشکل‌های بسیاری را برای شرکت‌ها، به خصوص آن‌هایی که تجربه دورکاری را نداشته‌اند، به همراه آورده است. سردرگمی، تعویق کارها، عدم نظارت دقیق بر فعالیت کارمندان و کاهش بهره‌وری نیروی انسانی و … از جمله مهم‌ترین مشکل‌های پیش‌روی مدیران و کارمندان این شرکت‌ها است.

علاوه بر این، عدم حضور کارمندان در محیط کار می‌تواند موجب کاهش مسئولیت‌پذیری، تعهد و انگیزه آن‌ها برای انجام دادن کارها شود؛ زیرا در چنین شرایطی به دلیل عدم نظارت دقیق و نبود فضای مناسب برای انجام پروژه‌ها، کارمندان فشاری را برای انجام کارها بر روی خود احساس نمی‌کنند. همچنین به دلیل وجود سرگرمی‌های مختلف در خانه مانند تماشای تلویزیون، دیدن اخبار و … نمی‌توانند بر روی کارهای خود تمرکز داشته باشند.

اما با وجود همه این مسائل، با رعایت چند نکته مهم و کلیدی می‌توانید به راحتی فضای مناسبی را در خانه برای کار کردن فراهم کنید تا به کمک آن بتوانید با نظم و دقت بیشتری پروژه‌‌های کاری خود را انجام دهید.

بنابراین در این مقاله قصد داریم، پیشنهادهای مؤثر و کلیدی را ارائه دهیم تا در روزهایی هم که در دفتر کار نیستید، بیشترین بهره‌وری را در کارها و پروژه‌های خود داشته و شاهد موفقیت و پیشرفت‌های بیشتری باشید.

۱) یک فضای مشخصی را به انجام کارهای خود اختصاص دهید

یک فضای طراحی شده برای انجام دادن کارهای خودتان در نظر بگیرید. یک اتاق را به دفتر کار اختصاص دهید. اگر با کمبود فضا مواجه هستید، میزی را در نظر بگیرد که به طور خاص برای کار شما باشد.

به نظر شما، چرا اختصاص یک فضا برای انجام کارهای‌تان اهمیت دارد؟

می‌توان به دو دلیل مهم اشاره کرد. نخست، شما باید اتاقی داشته باشید تا وسایل کاری خودتان مانند کاغذها، کتاب‌ها و گزارش‌ها را در آنجا قرار دهید تا بتوانید آن‌ها را در تمام طول روز در آنجا رها کنید. دوم، فضای کاری اختصاصی می‌تواند در شما انگیزه ایجاد کند؛ یعنی در زمان ورود به فضای کاری، می‌دانید که باید کار خود را همین الان شروع کنید.

در نظر گرفتن فضای کاری مشخص

۲) برنامه‌ریزی روزانه داشته باشید

در زمانی که در خانه کار می‌کنید، شما مدیر خودتان هستید. بدون داشتن مدیریت زمان و برنامه‌ریزی برای کار و استراحت، به سرعت تمرکز خودتان را از دست می‌دهید. بنابراین لازم است ساختاری را برای روز کاری خود طراحی کنید و از قبل برای روز بعد برنامه داشته باشید. می‌توانید هر روز غروب، برنامه ساعتی روز بعد خود را مشخص کنید. این برنامه شامل اولویت‌ها و زمان اختصاص داده شده به هر کار است.

علاوه بر این، ساعت‌های کافی را به استراحت کردن اختصاص دهید. به عنوان مثال، بعد از نوشتن یک مقاله به مدت دو ساعت، ۱۵ دقیقه استراحت کنید. استراحت بخش مهمی از مدیریت کردن انرژی‌تان در طول روز است.

برنامه ریزی روزانه

۳) با همکارانتان تعامل و ارتباط داشته باشید

ارتباط با همکاران به خصوص در زمانی که شما کارهای خود را از راه دور انجام می‌دهید، بسیار مهم است. در ایجاد این تعامل لازم است که ابزارهای ارتباطی دیجیتال را در زمان‌های مشخصی در طول روز چک کنید. برخی از افراد یک پاسخ خودکار را بر روی ایمیلشان تنظیم می‌کنند تا بتوانند همکارانشان را از یک موضوع کاری خاص آگاه کنند و به موقع و سریع به آن پاسخ دهند.

ارتباط با همکاران

۴) لباس کار برای خودتان در نظر بگیرید

لباس کار را از سایر لباس‌های خود جدا کنید. شاید شما تعدادی لباس کار داشته باشید که از لباس‌هایی که در زمان استراحت می‌پوشید، متفاوت باشد. داشتن لباس مخصوص به کار می‌تواند یک چارچوب فکری مناسبی را در شما ایجاد کند.

در نظر گرفتن لباس کار

۵) حواس‌پرتی‌های خود را کاهش دهید

یکی از مزایای کار کردن در خانه این است که می‌توانید از حواس‌پرتی‌هایی که در محیط کار به وجود می‌آید، دوری کنید. اما مراقب باشید که خودتان را با حواس‌پرتی‌های خانه مانند روشن کردن تلویزیون و دیدن اخبار در شبکه‌های اجتماعی درگیر نکنید؛ زیرا تغییر مدام کارها و انجام همزمان چندین کار می‌تواند موجب کاهش بهره‌وری به میزان ۴۰٪ شود.

کاهش حواس پرتی در کار

۶) پایان روز کاری خود را مشخص کنید

یکی از چالش‌های دورکاری این است که افراد بیش از اندازه کار می‌کنند. بنابراین مهم است که از قبل، زمان پایان کار خود را در برنامه روزانه مشخص کنید. یک پیام هشدار را برای پایان روز کاری تنظیم نمایید. در زمان اتمام کار، لپ‌تاپ خود رو خاموش کنید و آن را در اتاق کار و یا کیف خود قرار دهید. البته لازم نیست دقیقاً در همان زمان مشخص شده کار خود را به پایان برسانید، اما باید بدانید که شروع و پایان کاری شما در طول روز چگونه است.

مشخص کردن پایان کار

۷) از ساعت‌های اوج بهره‌وری خود به طور مؤثر استفاده کنید

به طور طبیعی، میزان انگیزه شما در طول روز در نوسان است. در زمان دورکاری در خانه، بسیار مهم است که بدانید در چه مواقعی انرژی و انگیزه شما در بالاترین و پایین‌ترین مقدار خود قرار دارد تا برنامه‌ریزی کارهای خود را بر اساس آن انجام دهید.

به منظور افزایش بهره‌وری و کارایی خود، کارهای دشوار را به زمان‌هایی موکول کنید که می‌دانید در بالاترین سطح روحی و انرژی هستید. ساعت‌های دیگر روز را که در پایین‌ترین سطح انگیزه و انرژی هستید، به انجام کارهای ساده‌تر اختصاص دهید.

آیا بهترین کارها را در صبح زود انجام می‌دهید؟ و یا در ظهر برای انجام کارها سرحال‌تر هستید؟ پاسخگویی به هر یک از این سوال‌ها می‌تواند به شما در تعیین زمان‌های اوج کاری‌تان کمک نماید.

باید توجه کنید که یک راه برای افزایش بهره‌وری دورکاری در خانه این است که به محض بیدار شدن از خواب، شروع به انجام لیست کارهای روزانه خود کنید. شروع انجام کارهای پروژه در صبح می‌تواند کلیدی برای پیشرفت کار در طول روز باشد.

ساعت اوج کاری

۸) وعده‌های غذایی خودتان را از شب قبل آماده کنید

حضور در خانه می‌تواند وسوسه تهیه صبحانه و یا ناهار خوشمزه را در شما ایجاد کند. دقایق ارزشمند کاری خود را برای پختن غذا به هدر ندهید. بهتر است غذای خود را از شب قبل آماده کنید.

آماده کردن غذا از یک روز قبل به شما این اطمینان را می‌دهد که دقیقاً در زمان مشخص غذای خود را میل کنید. در این صورت زمان خود را به چیزی غیر از کار اختصاص نمی‌دهید و انرژی خود را صرف کارتان می‌کنید.

آماده کردن غذا

۹) وانمود کنید که قصد رفتن به دفتر کار خود را دارید

ایجاد ارتباط ذهنی بین کار و دفتر کار می‌تواند موجب افزایش بهره‌وری و کارایی شما شود. زمانی که شما در خانه کار می‌کنید، لازم است همه کارهایی را انجام دهید که در زمان رفتن به محل کار خودتان انجام می‌دادید. زنگ ساعت خود را تنظیم کنید، قهوه یا نوشیدنی برای خودتان آماده کنید و لباس‌های مناسبتان را بپوشید.

رفتن به محل کار

۱۰) موسیقی را با محتوای پروژه کاری خودتان مطابقت دهید

لیست متنوعی از موسیقی برای خود ایجاد کنید، به طوری که با فضای پروژه کاری شما مطابقت داشته باشد. مثلاً اگر محتوای پروژه کاری شما مهیج است، موسیقی‌های هیجان‌انگیز گوش دهید. گوش دادن به موسیقی در طول انجام کار می‌تواند موجب افزایش دقت و تمرکز شما شود.

گوش دادن به موسیقی در زمان کار

سخن پایانی

با توجه به اینکه در چنین شرایطی لازم است بسیاری از پروژه‌های کاری خود را به دور از محل کار و در خانه انجام دهید، عمل کردن به این پیشنهادها می‌تواند موجب افزایش تمرکز، بهره‌وری و کارایی شما در انجام کارهای‌تان شود.