بنیانگذار اِوِرنوت: ۴ گام ضروری برای مدیریت موفق تیم از راه دور

چهار گام ضروری برای مدیریت تیم از راه دور

در دنیای امروز، کار از راه دور تبدیل به دیدگاهی رایج شده که می‌تواند با نتایج و بهره‌وری بالاتری همراه باشد. اما چطور می‌توان این تیم کاری را تشکیل داد؟ هِدِر وایلد (Heather Wilde)، بنیانگذار اِوِرنوت (Evernote)، تجربه‌های خود را در این زمینه بیان می‌کند.

کار تیمی از راه دور، شکلی از کار با ساعت‌های انعطاف‌پذیر در مکان‌های مجزا است که به طور ساده «کار کردن از خانه» نامیده می‌شود. این شیوه کاری، رویای بسیاری از کارآفرینان است که بتوانند بخشی از این تیم باشند. در حقیقت، هدف افراد این است که بتوانند حتی در جزیره‌ای استوایی، در حالی که آب نارگیل می‌نوشند و امواج دریا به آرامی روی ماسه‌ها می‌ریزد، کار کنند! متأسفانه این تصورها برای بسیاری با واقعیت‌ جور درنمی‌آید.

با این وجود برای آن‌هایی که در محل کار مانده‌اند، این امکان وجود دارد که ابتکارهای خود را به نمایش گذارند. این افراد می‌توانند با توجه به دورکاری همکارانشان در شرکت، جای خالی و عدم حضور آن‌ها را با هر چیزی پر کنند. اغلب اوقات این مسئله تبدیل به معضلی دوسویه می‌شود؛ زیرا کارمند دورکار برای دیده شدن باید بیشتر کار کند و کارمند اداری نیز باید حواسش باشد که به تمام خدمات و وظایفی که از او انتظار می‌رود، عمل کند.

در اِوِرنوت ما شعبه‌هایی در سراسر جهان داشتیم و با کارمندانِ دورکار (کارمندان در خانه) همکاری می‌کردیم. مدیریت این شرکت مستلزم درایت و تدبیر بود؛ چرا که امکان «بحث‌های سریع» و مکالمه‌ی آسان با افراد پشت میز کاریشان وجود نداشت. همین طور گاهی به دلیل عدم ارتباط چهره به چهره، ارزش واقعی و درونی این افراد نادیده گرفته می‌شد.

برای رسیدن به هدف کار تیمی از راه دور و تشویق این همکاری سالم به روش‌هایی دست یافتیم که در زیر به برخی از آن‌ها می‌پردازیم.

۱. فرهنگ این کار را نهادینه کنید

فرهنگ کار از راه دورمن یک بار با فروشنده‌ای که فروش بالایی داشت و می‌توانست هر معامله‌ای را نهایی کند، کار کردم. معلوم شد که او به همه خواسته‌های مشتریان وعده عملی می‌داد؛ چه ما آن را عرضه می‌کردیم یا نه. به علاوه از انتقال این اطلاعات به تیم توسعه امتناع می‌کرد. چون این کار باعث ناراحتی هر دو طرف می‌شد، مجبور شدیم او را از شرکت اخراج کنیم.

اگر کارمندانتان در یک محیط کار کنند، نظارت بر نحوه صحبت‌های آنان در مورد شرکت نسبتاً آسان است؛ وگرنه این امکان وجود دارد که خودسرانه عمل کنند. وجود فرهنگِ کاری قوی در شرکت که به طور مداوم تقویت می‌شود، این اطمینان را می‌دهد که همه به صورت یکپارچه عمل می‌کنند و مهم نیست که هر کدام در کجا مشغول به کار باشند.

۲. فضای ارتباطی مجازی را ایجاد کنید

فضای ارتباطی مجازیبه دلیل اینکه ما یک شرکت ۲۴ ساعته با شعبه‌هایی در سراسر جهان بودیم، کارمندان همیشه از هر جایی مشغول به کار بودند. در همین راستا، من یک فضای مجازی برای گفت‌وگوهای افراد در زمان استراحت بین کاریشان ایجاد کردم. در این فضای ارتباطی مجازی، پیام اطلاع‌رسانی (Notification‌) به دلیل جلوگیری از حواس‌پرتی افراد روشن نبود. از این رو، افراد می‌توانستند با گفتن سلام و خداحافظ در این فضا، هنگام ورود و خروج با یکدیگر تعامل کنند.

با محبوبیت ابزار همکاریِ تیمی مانند اسلَک (Slack)، تلگرام و دیگر برنامه‌های مشابه، محل‌هایی برای گفت‌وگو کارمندان با یکدیگر ایجاد می‌شود که بسیار خوب است. اما دقت کنید که سیاست‌هایی برای جلوگیری از استفاده بی‌رویه اپلیکیشن (مانند محدود کردن زمان استفاده از آن و خاموش بودن پیام اطلاع‌رسانی) اعمال کنید تا مبادا این ابزارها بیش از حد مورد استفاده قرار ‌گیرند.

۳. در مدیریت خلاق باشید

مدیریت خلاق تیم از راه دوربعضی از شغل‌ها به گونه‌ای است که باید ساعت مشخص کاری به آن‌ها اختصاص داد؛ در حالی که بسیاری از مشاغل دورکار در دنیا این گونه نیستند. یکی از قواعد اصلی و تجربی من برای مدیریت کارمندان دورکار این است که همیشه به آنان گفته می‌شود که کار خود را به موقع انجام دهند؛ نه تحمیل کردن این که چگونه و چه زمانی کار انجام دهند. یکی از بهترین کارمندان من می‌توانست کار تمام‌وقت خود را از نیمه‌شب تا شش صبحِ هر روز تمام کند و مهم نبود که چقدر کار انباشته شده را باید به اتمام برساند؛ زیرا هیچ کس برای او مزاحمتی ایجاد نمی‌کرد.

به یاد داشته باشید که هر فرد در تیم شما مهارت‌های مخصوص به خود دارد و اگر در کارش خوب نبود، در آن تیم حضور نداشت. در صورتی که سعی کنید شخصی را از راه دور به همان روش کنترلِ اداری مدیریت کنید، احتمالاً به اندازه کافی مؤثر نخواهد بود یا شاید آن‌ها از انجام کار خودداری کنند.

۴. دورهمی تیمی سالانه

حضور فیزیکی در محل کار

سالی یک بار من یک دورهمی تیمی ترتیب می‌دادم تا افراد بتوانند با یکدیگر ملاقات چهره به چهره داشته باشند. جلسه‌ها و مکالمه‌های آنلاین هر چقدر هم که جایگزین خوبی باشند، شما بهتر است که هر از گاهی در محل کار حضور فیزیکی داشته باشید.

با این حال، از ترتیب یک رویداد تیم‌سازی در زمان مدیریت خود اطمینان حاصل کنید. به این ترتیب، کارمندان دورکار می‌توانند به گروهی متحد و صمیمی تبدیل شوند. همچنین این امر کمک می‌کند تا شرکت شما سریع‌تر از آنچه که تصور می‌کردید، رشد کند.

بهره‌گیری از کارمندان دورکار می‌تواند جهش بزرگی به نظر برسد. اما وقتی حاضر به انجام این تلاش مضاعف باشید و بخواهید تیمتان موفق شود، می‌توانید در کسب‌وکار خود معجزه کنید.