با همه‌گیر شدن بیماری کرونا، اولویت‌های بسیاری از ما در زندگی تغییر کرده است. خیلی از ما در حال حاضر (در مقایسه با قبل از این بحران) حتی اگر تمام‌وقت هم کار کنیم، احتمالاً زمان بیشتری در اختیار داریم. چون قبل از بحران کرونا، در محل کار اغلب ساعت‌های کاری برای حواشی و تصمیم‌گیری‌های بی‌اهمیت هدر می‌رفت!
مثلاً اینکه برای ارائه حضوری در یک جلسه کاری از چه قالب و رنگی در پاورپوینت (Power Point) استفاده کنیم؟یا برای دیدار با یک مشتری، پیراهن آبی بپوشیم یا سفید؟
اگر شما هم وقت زیادی را صرف فکر کردن به پاسخ این سؤال‌ها کرده‌اید، احتمالاً دچار قانون پیشپاافتادگی (Law of Triviality) شده‌اید!
در این مقاله توضیح می‌دهیم که قانون پیشپاافتادگی چیست و چگونه می‌توانیم از به هدر رفتن زمان خود برای تمرکز بر روی امور کماهمیت جلوگیری کنیم.
قانون پیشپاافتادگی چیست و چگونه اتفاق می‌افتد؟
تصور کنید در محل کار خود جلسه‌ای ترتیب داده‌اید تا درباره ۲ موضوع مهم بحث کنید. اولین مسأله درباره راه‌هایی است که شرکت می‌تواند میزان انتشار کربن را کاهش دهد. موضوع دوم بحث درباره خرید میزهای جدید برای شرکت است. واضح است که مسأله اول، اهمیت و پیچیدگی بیشتری دارد. اما صحبت درباره خرید کردن یا خرید نکردن میزهای جدید نسبت به مسأله اول، بسیار راحت‌تر است.
در نتیجه بخش عمده‌ای از زمان جلسه ممکن است به امور کم‌اهمیت‌تر اختصاص پیدا کند. این تخصیص نامتناسب زمان به قانون پیشپاافتادگی معروف است و باعث می‌شود موارد پیچیده، کمتر مورد توجه قرار بگیرند. در واقع ما تمایل داریم زمان بیشتری را صرف مسائل کماهمیت کنیم؛ در حالی که امور مهم‌تر را نادیده می‌گیریم. پس میزان بحث درباره یک موضوع با پیچیدگی و اهمیت آن موضوع نسبت عکس دارد. به‌عبارت دیگر، هر چه یک موضوع، پیچیدگی و اهمیت کمتری داشته باشد، زمان بیشتری صرف بحث و گفتگو درباره آن می‌شود.
این قانون اولین بار توسط سیریل نورث‌كوت پاركینسون (Cyril Northcote Parkinson) مطرح شد. او این مفهوم را در سال ۱۹۵۷ در کتاب خود با عنوان «قانون پاركینسون و سایر مطالعات در زمینه مدیریت» بیان كرد.
همچنین ۲ سال قبل یعنی در سال ۱۹۵۵ نظریه‌ای را درباره میزان زمانی که صرف یک کار می‌شود، مطرح کرد که به قانون پارکینسون مشهور است. در قانون پارکینسون گفته می‌شود:
هر کار به اندازه زمانی که برای آن تخصیص داده شده طول می‌کشد.
به این معنی که اگر به فردی یک هفته فرصت داده شود تا یک کار را انجام دهد، انجام آن کار یک هفته طول می‌کشد. با این حال اگر برای انجام همان کار دو هفته به او فرصت داده شود، اتمام کار دو هفته کامل طول خواهد کشید.
با توجه به قانون پارکینسون، مدیران (به‌خصوص مدیران فنی) برای اطمینان از اینکه کارها با عملکرد بالایی انجام می‌شوند، باید ابتدا مهلت (Deadline) برای اتمام کار تعیین کرده و سپس فرایند‌های سازمانی را تعریف کنند. پارکینسون بر اساس این نظریه، استنباط‌ها و برداشت‌های مختلفی کرد که یکی از نتایج آن، قانون پیشپاافتادگی بود.
اصطلاح بایک‌شِدینگ (Bikeshedding) یا «ساختن پارکینگ دوچرخه» هم به قانون پیشپاافتادگی اشاره دارد که در کتاب پارکینسون با یک مثال توضیح داده شده است. در این مثال، یک کمیته فرضی وظیفه دارد درباره ۳ موضوع بحث کند:
- طرح برای ساخت یک رآکتور بزرگ هسته‌ای
- ساخت پارکینگ دوچرخه
- بودجه سالانه قهوه برای جلسات
ساخت رآکتور هسته‌ای یک مسأله پیچیده است و تعداد کمی از اعضای کمیته با این موضوع آشنا هستند. در نتیجه فقط این افراد درک بیشتری برای این موضوع دارند و می‌توانند به‌راحتی در بحث‌ها شرکت کنند. اما از آنجایی که بقیه اعضای کمیته نظری درباره این مسأله ندارند، نمی‌توانند در بحث‌ها شرکت کنند و به‌راحتی با نظر جمع کنار می‌آیند. بنابراین، پس از گذشت تنها ۲/۵ دقیقه از جلسه سریعاً طرح مربوط به رآکتور هسته‌ای تأیید می‌شود!
با این حال، هنوز جلسه تمام نشده و اعضای کمیته باید درباره موضوع‌های دیگر هم تصمیم بگیرند. مسأله بعدی ساخت پارکینگ دوچرخه است و باید درباره آن تصمیم‌گیری شود. از آنجایی که این موضوع را اکثر افراد به‌خوبی درک می‌کنند، پس زمان زیادی از جلسه حول بحث درباره پارکینگ دوچرخه می‌چرخد. سرانجام اعضای کمیته پس از ۴۵ دقیقه بحث درباره دوچرخه بالاخره راهی برای صرفه‌جویی در هزینه‌ها پیدا می‌کنند.
اکنون نوبت آخرین موضوع در لیست جلسه است. این موضوع، کم‌اهمیت‌ترین و آسان‌ترین موضوعی است که در دستور کار قرار دارد. به‌همین دلیل، آن‌ها بیش از ۱ ساعت به‌طور کامل درباره بودجه قهوه بحث می‌کنند.
تقریباً هیچ یک از اعضای کمیته، صحبت‌ها و بحث‌های پیرامون ساخت رآکتور را نمی‌فهمیدند. درباره ساخت پارکینگ دوچرخه هم فقط برخی از اعضای کمیته موضوع را درک می‌کردند. اما همه افراد در جلسه تا حد زیادی می‌توانستند درباره بودجه سالانه قهوه اظهارنظر کنند.
این مثال نشان می‌دهد که طبق اصل پیشپاافتادگی پارکینسون، بسیاری از افراد علاقه دارند که درباره موضوعات کماهمیت و پیشپاافتاده بحث کنند. شاید ریشه اصلی این علاقه ترس افراد از بی‌سواد به نظر آمدن یا تنبلی بیش از حد برای تفکر درباره موضوع‌های مهم باشد. چنین رفتارها و رویکردهایی را می‌توان در هر جنبه از زندگی به‌ویژه در شرکت‌ها و جلسه‌های سازمانی مشاهده کرد که همواره از درگیر شدن در بحث‌های تخصصی و عمیق فراری هستند!
چرا قانون پیشپاافتادگی مهم است؟
آگاهی از این پدیده به ما کمک میکند تا زمان باارزش خود را صرف امور بی‌ارزش نکنیم. پیشپاافتادگی به معنای این است که ما عملکرد بهینه‌ای در کارها نداریم و ممکن است به آن مسائلی که اهمیت بالایی دارند، نپردازیم.
پیشپاافتادگی هم در کارهای شخصی (امور و اهداف فردی) و هم در کارهای گروهی ما تأثیر دارد. به‌طور کلی، این قانون هر جنبه از زندگی‌مان را تحت تأثیر قرار می‌دهد و باید با اثرات آن مقابله کنیم. همچنین می‌تواند بر روی بهره‌وری ما تأثیر بگذارد؛ چون با پرداختن به کارهای آسان از مسیر اصلی خارج می‌شویم.
به‌عنوان مثال، تصور کنید که از شما خواسته شده مقاله‌ای درباره نظریه نسبیت اینشتین بنویسید. درک نظریه نسبیت دشوار است. بنابراین، شما بخش‌های زیادی از مقاله را صرف زندگی شخصی آلبرت اینشتین می‌کنید و فقط چند سطر راجع به مسائل علمی می‌نویسید. در این حالت شما در مقاله خود به مسائل پیشپاافتاده و جزئی پرداخته‌اید که درک آن‌ها برای عموم آسان است و ممکن است دانش خواننده را افزایش ندهد.
پیشپاافتادگی ممکن است تأثیرات جدی‌تری هم در کارهای گروهی داشته باشد. در یک گروه وقتی یک نفر درباره مسأله ساده‌ای نظر می‌دهد، افراد دیگر هم درباره آن اظهارنظر می‌کنند. با توجه به اثر گلوله‌برفی ممکن است همه اعضای گروه درگیر و قربانی بحث درباره این موضوع کماهمیت شوند و در نتیجه زمان به‌صورت بهینه مدیریت نشده و بسیاری از مباحث پراهمیت مورد غفلت قرار می‌گیرند.
برای جلوگیری از پیشپاافتادگی در زندگی شخصی چه راهکارهایی وجود دارد؟
۱) از ابزارهای ارزیابی عینی (Objective) استفاده کنید
فرض کنید یک مسأله به‌قدری مهم است که باید زمان زیادی برای آن صرف کنید. عینی‌سازی این مسأله می‌تواند به روند تصمیم‌گیری شما کمک کند. مغز ما به‌طور کلی تمایل به قضاوت ذهنی (Subjective) دارد؛ اما قضاوت‌های ذهنی بی‌نتیجه است. باید از معیار‌های عینی استفاده کنید تا موقعیت شفاف شود.
برای مثال، اگر می‌خواهید در یک جلسه درباره موضوع‌های مختلف صحبت کنید، بسته به اهمیت هر موضوع، زمان معینی تعریف کنید. این زمان اختصاص داده شده یک ابزار عینی و معیاری است که به شما کمک میکند دچار قانون پیشپاافتادگی نشوید.
۲) درباره چیزی صحبت نکنید؛ مگر اینکه آماده شنیدن نظرات دیگران درباره آن باشید
همه دوست دارند درباره مسائل پیشپاافتاده و کماهمیت اظهارنظر کنند. اما باید بدانید که اگر شما در جلسه‌ای، این مسائل جزئی و ناچیز را مطرح کنید، به دیگران هم این حالت القا می‌شود که باید درباره آن صحبت کنند. در نتیجه ممکن است کنترل از دست خارج شود و به آن نتیجه‌ای که می‌خواهید نرسید.
۳) لیست۸۰/۲۰ تهیه کنید
از اصل پارتو برای تهیه لیست ۸۰/۲۰ استفاده کنید تا بتوانید اولویت‌بندی خوبی از موضوع‌ها داشته باشید و کارهای مهم و مشکلات کماهمیت و پیشپاافتاده را از یکدیگر تفکیک و شناسایی کنید. در این حالت با صرف انرژی کمتر به هدفتان نزدیک‌تر می‌شوید.
۴) مشکلات و مسائل اصلی خود را انتخاب کنید
مشکلات پیشپاافتاده زیادی وجود دارند که می‌توانید به آن‌ها فکر کنید؛ اما این چیزی نیست که واقعاً به شما کمک کند. وقتی روی کاری زمان می‌گذارید، می‌خواهید بهترین گزینه را بررسی کنید؛ اما ممکن است با تعدد گزینه‌ها روبه‌رو شوید که این عامل، اضطراب شما را هم زیاد میکند. بنابراین، سعی کنید بین مشکلات مختلف، آن‌هایی را که اصلی‌ترین، کلیدی‌ترین و مهم‌ترین موضوع‌ها هستند، انتخاب کنید.
۵) یک گزینه را انتخاب کنید و پیش بروید
اگر تصمیم شما در طولانی‌مدت اثر خاصی ندارد، فقط کافی است یک گزینه را انتخاب کنید و به کارتان ادامه دهید. همیشه درباره تعدد گزینه‌ها این معضل وجود دارد. ممکن است در آینده خیلی مهم نباشد که شما برای یک جلسه، لباس سبز رنگ انتخاب کردید یا زرد. پس زمان زیادی به آن اختصاص ندهید.
رهبران برای جلوگیری از پیشپاافتادگی و اتلاف وقت چه کار کنند؟
تکنیک‌های مختلفی وجود دارند که رهبران می‌توانند از آن‌ها برای جلوگیری از پیشپاافتادگی استفاده کنند و عملکرد گروه یا تیمشان را در زمانی مشخص افزایش دهند. در این بخش به بعضی از آن‌ها به‌صورت کلی اشاره می‌کنیم:
- انتظارات و محدودیت‌های زمانی هر دستور‌کار را تعیین کنید و به آن‌ها پایبند باشید.
- اگر مسأله‌ای پیچیده است، قبل از شروع جلسه، اطلاعات مربوط به موضوع را به‌اشتراک بگذارید تا شرکت‌کنندگان برای بحث درباره آن آماده شوند.
- موضوعات پیشپاافتاده را به افراد یا تیم‌های کوچک‌تر بدهید و به آن‌ها این اختیار را دهید تا کارها را بدون بحث و بررسی انجام دهند.
- محیطی را فراهم کنید که کارمندان و اعضای گروه را به سؤال کردن و پرسش درباره موضوع، تشویق کند و برای این کار هم پاداش و امتیاز درنظر بگیرید. در واقع به افرادتان نشان دهید که ناآگاهی نسبت به یک پروژه یا ایده جدید هیچ ایرادی ندارد و آن‌ها را برای پرسش تشویق کنید تا ناآگاهی خود را نسبت به آن موضوع برطرف کنند.
سخن پایانی
قانون پیشپاافتادگی، مسأله بسیار مهمی است که بر هر جنبه از زندگی تأثیر می‌گذارد. درک این مفهوم به ما کمک میکند تا بتوانیم موضوع‌های پیشپاافتاده و کماهمیت را تشخیص دهیم و زمان زیادی را صرف پرداختن به این مسائل نکنیم. برای جلوگیری از این پدیده باید در ابتدا شرایط و دلایل اصلی بروز این رفتار را شناسایی کنیم و سپس به‌دنبال راه‌حل‌ها و راهکارهای ممکن باشیم.
نویسنده: زهرا اشرفی
منابع
- ,Bikeshedding and the Law of Triviality: Why People Focus on Minor Issues, Effectiviology 2019
- Why do we focus on trivial things, The Dicision Lab, 2020
- What is Parkinson’s law of triviality (aka: Bikeshedding), Written by Mohan pd, 2019
- The law of triviality: why are simple decisions so hard to make, Welcome to the Jungle, 2020
