کارمندان ممکن است به دلایل مختلفی بی‌انگیزه شوند و نتوانند انتظارات شما را برآورده کنند. برای مثال، ممکن است در حال تجربه یک مشکل شخصی باشند یا احساس کنند که خسته شده و توانایی ادامه ندارند. این احتمال نیز وجود دارد که آن‌ها از پسرفت و افت خود در کار بی‌خبر باشند.
در هر صورت، شما به‌عنوان یک مدیر باید از نحوه تأثیر آن‌ها بر تیم آگاه باشید. هنگام برخورد با آن‌ها باید مهربان باشید و تلاش کنید تا علت بی‌انگیزگی آن‌ها را پیدا کرده و راه‌حل‌های ممکن برای بازگشت دوباره‌شان به کار را پیدا کنید. با آن‌ها صبور باشید؛ اما اگر در نهایت، راه‌حل‌هایتان جواب نداد، شاید زمان آن رسیده باشد که مناسب بودن نقششان در گروه را بررسی کنید. وقتی یکی از اعضای تیم، بی‌انگیزه می‌شود، این فرد فقط حداقلی از کار را انجام می‌دهد که به او سپرده شده است. در موارد دیگر، آن فرد مهلت‌های زمانی مهم را نادیده گرفته و رعایت نمی‌کند یا با بهانه آوردن، زمان خود را بر روی پروژه‌های مهم‌تر می گذارد.
اما سؤال این است که شما به‌عنوان یک رهبر و مدیر، چگونه باید این گونه مسائل را تشخیص دهید؟ و چه راه‌حلی برای حل این مشکل دارید؟ در صورتی که مشکل طولانی‌مدت باشد، چطور؟ و اما بهترین روش برای آنکه اطمینان حاصل کنید که این بی‌انگیزگی بر سایر اعضای تیم تأثیر نمی‌گذارد، چیست؟
مقاله پیشنهادی: ۸ روش هدایت کارمندان با رهبری نیت محور
متخصصین و کارشناسان درباره این مشکل چه می‌گویند؟
آلیس بویز (Alice Boyes)، روانشناس بالینی و نویسنده کتاب «ابزار یک ذهن سالم» (The Healthy Mind Toolkit)، معتقد است عوامل بی‌شماری برای بی‌انگیزگی یک کارمند وجود دارند. برای مثال، یکی از علل این مشکل می‌تواند احساس شکست یا گله‌مندی آن‌ها از چیزی باشد یا ممکن است که به‌علت تغییر شغل احساس کنند که از تخصص کافی برخوردار نبوده و از حیطه آن خارج شده‌اند. حتی دلیل آن می‌تواند یک مسأله شخصی باشد. برای مثال، شاید آن‌ها در حال طلاق بوده یا به‌تازگی والدین شده و مشکل خواب دارند که تمام این عوامل بر عملکردشان تأثیر می‌گذارد. این احتمال نیز وجود دارد که فرد حتی از عملکرد خودش برای انجام کارها اطلاع نداشته باشد.
به‌گفته آلیسون ریم (Allison Rimm)، مشاور و مربی و نویسنده کتاب «لذت استراتژی: طرح کسب‌و‌کاری برای زندگی» (Joy of Strategy: A Business Plan for life)، بدون در نظر گرفتن دلایل مختلف، این وظیفه شماست که راهی برای حمایت از کارمندان خود پیدا کنید. آلیسون اعتقاد دارد که هدف شما (به‌عنوان یک رهبر) این است که بفهمید علت اصلی این مشکل چیست و چه کاری می توانید درباره آن انجام دهید. در ادامه به چند راه‌حل در این زمینه می‌پردازیم:
۱) مدارک جمع‌آوری کنید
بویز می‌گوید: «برای شروع، شما باید درباره بی‌انگیزگی کارمند خود بهصورت دقیق شفاف‌سازی کنید. از خودتان بپرسید، این جایگاه شغلی به چه الزاماتی نیازمند است که این شخص ندارد و با چه روش‌های خاصی این شخص می‌تواند بر سازمان تأثیر منفی بگذارد؟»
ریم نیز در این خصوص می‌گوید: «نحوه و چگونگی به‌دست آوردن این اطلاعات درباره شخص نیز مهم است. آیا شما مستقیماً متوجه شدید که این فرد در هنگام کار، عملکرد و بازده پایینی دارد یا آن را از دیگران شنیده‌اید؟ آیا مشتریان نیز از عملکرد کارمندتان شکایت دارند؟ همچنین می‌توانید به جدول زمانی فرد نیز توجه کنید. آیا این مشکل به‌تازگی ایجاد شده یا مدت‌هاست که عملکردش پایینی دارد؟
پاسخ به این سؤالات به شما کمک می‌کند تا بتوانید به راه‌حلی برای مشکل کارمندتان برسید. ریم اضافه می‌کند: «شما به داده و اطلاعات نیاز دارید. به هیچ وجه با کارمند خود به‌خاطر نحوه رفتارش در گروه برخورد نکنید؛ مگر اینکه با مدارک و مستندات قوی و کافی بدانید که رفتار وی بر روی دیگر اعضا تأثیر منفی می‌گذارد.»
به‌علاوه این موضوع را در نظر بگیرید که چه چیزی ممکن است محرک این بی‌انگیزگی در کارمندتان باشد. ممکن است شما چالش‌های مختلف سازمان را بدانید؛ اما از مشکلات اساسی و خصوصی افراد بی‌خبر باشید. با در نظر گرفتن فرهنگ کاری شرکت خود درباره هر مشکل تیمی که ممکن است آسیبی به این فرد وارد کند، فکر کنید.
۲) درباره منابع اطلاعات کسب کنید
پیش از آنکه موضوع را با کارمند خود مطرح کنید، پیشنهاد می‌شود که خودتان از قبل از منابع سازمانی شرکتتان آگاه باشید تا بتوانید آمادگی مواجهه با این قبیل شرایط را به‌دست آورید. باید فرایندها و مکانیزم‌هایی برای این‌گونه مسائل درنظر بگیرید و رسیدگی این امور موقت را تنها بر عهده یک مدیر نگذارید.
درباره سیستم‌های پشتیبانی موجود از جمله برنامه‌های کمک به کارمندان و شبکه‌های سلامت، برنامه‌های منابع انسانی و دوره‌های آموزشی، اطلاعات کسب کنید. آنقدر اطلاعات داشته باشید تا آمادگی لازم را کسب کنید و بتوانید با کارمندتان راه‌حل‌های مختلف را بررسی کرده و به نتیجه برسید.
۳) دلسوز باشید
وقتی نیاز است تا با کارمندتان مکالمه‌ای رک و صادقانه داشته باشید، مهربان باشید. ریم می‌گوید: «در برخورد با کارمندتان نگرانی و علاقه واقعی خود را نشان دهید. شما آن‌جا نیستید که آن‌ها را سرزنش کنید یا برایشان نسخه بنویسید. شما آن‌جا هستید تا بفهمید اوضاع از چه قرار است. به کارمندان خود بفهمانید که شما می‌خواهید با روشی درست و صمیمانه از آن‌ها در مقابل هر آنچه که باعث ناراحتیشان می‌شود، حمایت کنید. به آن‌ها گوش دهید و همدردی کنید. سعی کنید با این هدف که با همه وجود به فکر منافع آن‌ها و حل مشکلشان هستید، اعتمادشان را جلب کنید.
۴) به آن‌ها کمک‌های فردی پیشنهاد کنید
هنگامی که از این مشکل اساسی آگاه شدید، باید با همکاری خود فرد یک راه‌حل درمانی پیدا کنید. حتی برای آنکه بتوانید بهتر به آن شخص کمک کنید، از خود او درباره این موضوع بپرسید. برای مثال:
اگر علت آن استرس شخصی است، باید انعطاف‌پذیری از خود نشان دهید. هنگامی که کارمند با یک مشکل شخصی پیش شما می‌آید، باید ظریف و محتاط عمل کنید. مثلاً اگر کارمندی در زندگی زناشویی خود دچار مشکل شده یا والدین بیماری دارد و از آن‌ها مراقبت می‌کند، با او همدردی کرده و ملایم باشید. از آن‌ها بپرسید چه چیزی برایشان بهتر است – کار از راه دور؟ ساعت‌های فشرده؟یا کم کردن مسئولیتها؟ و سپس در این مورد برای یک دوره مشخص برنامه‌ریزی کنید. همچنین باید به بقیه اعضای تیم اطلاع دهید که به حریم خصوصی و شخصی او احترام بگذارند. از کارمند خود بپرسید که آیا تمایل دارد این موضوع بهصورت محدود با دیگر اعضای تیم به‌اشتراک گذاشته شود یا خیر؟ همین طور برای او توضیح دهید که در جریان گذاشتن دیگران در تیم باعث می‌شود تا آن‌ها بتوانند همراهی بیشتری با وی داشته باشند. با مشارکت و همکاری یکدیگر و با روش‌های مناسب این موضوع را به سایر افراد نیز انتقال دهید.
اگر عدم تعهد به‌دلیل کمبود مهارت است، آموزش به آن فرد پیشنهاد داده می‌شود. ریم می‌گوید: «تغییرات در میزان حجم کارها و استخدام و اخراج کارمندان در شرکت می‌تواند باعث شود تا حتی افرادی که به‌طور معمول سخت‌کوش و باانگیزه هستند، دچار افت روحیه و انگیزه شوند. آن‌ها تلاش زیادی می‌کنند؛ اما در عین حال این حس را هم دارند که برای شکست خوردن آماده می‌شوند. بنابراین، این عامل باعث می‌شود تا آن‌ها کم بیاورند. از کارمند خود بپرسید که چگونه تغییرات در محیط کار بر توانایی‌هایش در انجام کارها تأثیر گذاشته است. شاید علت این باشد که مهارت‌ها، علایق و توانایی‌های آن‌ها دیگر با مسئولیت‌هایشان مطابقت ندارد. در این حالت، شما می‌توانید با دوره‌های آموزشی مختلف یا مشاوره فردی به آن‌ها در این زمینه کمک کنید. همچنین ممکن است درباره تخصیص مجدد مسئولیتها به نحوی که از نقاط قوت افراد بهتر استفاده شود، فکر کنید.
اگر کارمند خسته شده است، باید خلاقیت را در محیط کار بیشتر کنید. بویز می‌گوید: «اهداف آن‌ها را پیدا کرده و علت نارضایتی‌شان را بررسی کنید. از آن‌ها بپرسید که چگونه می‌توانید کمک کنید تا انتظارات خود را برآورده کنند؟ در ادامه شما باید برای برآورده کردن علایق آن‌ها بسیار زیرکانه عمل کنید و راه‌حل خوبی ارائه دهید. شاید آن‌ها به توسعه مداوم مهارت یا یک پروژه جدید نیاز داشته باشند تا با انرژی کار کنند. به روش‌هایی برای به چالش کشیدن کارمند خود فکر کنید و افق‌های حرفه‌ای آن‌ها را گسترش دهید.
اگر کارمند احساس فرسودگی می‌کند، بررسی کنید که آیا شرایط کاری‌اش منطقی و منصفانه است یا خیر. بویز می‌گوید: «اغلب بین آن چیزی که از یک شغل بهصورت رسمی انتظار می‌رود و آن چیزی که در واقعیت مورد انتظار است، تفاوت وجود دارد. شاید فکر کنید که فرد از نظر فنی، کارها را به‌خوبی انجام داده و الزامات اساسی آن را برآورده می‌کند؛ اما این احتمال نیز وجود دارد که کارمند به‌دلیل عادت‌های کاری نامناسب دچار فرسودگی شده است. شاید لازم باشد درباره انتظارات خود از او تجدیدنظر کنید یا راهی برای شناخت کامل‌تر از نحوه مشارکت وی ارائه دهید. شاید آن فرد به عنوان شغلی یا روشی جدید نیاز داشته باشد تا اطمینان حاصل کند که برای کاری که انجام می‌دهد، اعتبار کسب خواهد کرد.»
اگر کارمند به‌دلیل ناراحتی از مشکل مربوط به کار بی‌انگیزه شده است، با او دلسوز و مهربان باشید. این یک حالت رایج است که کارمندان به‌دلیل «روابط سخت بین تیمی که با یکدیگر دارند» بی‌انگیزه می‌شوند. شما باید علاوه بر جدی گرفتن شکایت‌ها و نارضایتی‌های کارمندان خود، تأثیر انصراف آن‌ها از تیم را نیز در نظر بگیرید. ریم به رهبر یا مدیری که می‌خواهد به کارمند خود در این زمینه کمک کند، پیشنهاد می‌دهد که به کارمند خود بگویید: « من شما را درک می‌کنم و می‌دانم که این حالت چقدر تأثیر بدی دارد. اما اعضای تیمتان احساس می‌کنند که شما از تیم دور شده و دیگر نمی‌توانید در کارها مشارکت کنید. این در روحیه و بهره‌وری کل تیم تأثیر دارد.» به‌عبارت دیگر، بهصورت خلاصه به کارمند خود بفهمانید که من به شما اهمیت می‌دهم؛ اما سایر اعضای تیم نیز برای من بااهمیت هستند و این رفتار بر روی بقیه نیز تأثیر منفی می‌گذارد.
اگر فرد از رفتار خود بی‌خبر است، با احتیاط عمل کنید. ممکن است فرد متوجه نشود که رفتار متفاوتی دارد که این عامل می‌تواند کمی مشکل‌آفرین باشد. از یک طرف به‌دلیل «محدودیت‌های خودآگاهی» (the limits of self-awareness) کارمند ممکن است بی‌توجه و فراموش‌کار باشد و بسیاری از کارها را به‌خاطر نسپارد. جلب توجه به تغییر رفتار آن‌ها می‌تواند زنگ خطری باشد. از سوی دیگر، عدم شناخت کارمند از این رفتار می‌تواند مسأله شخصی عمیق‌تر و پیچیده‌تری مانند افسردگی را نشان دهد. از آنجایی که سناریوهای زیادی وجود ندارد تا یک مدیر بتواند از درون زندگی شخصی کارمند خود باخبر باشد، شما نیز گزینه‌های زیادی نخواهید داشت. گوش شنوا داشته باشید و به او پیشنهاد دهید تا به‌کمک یکدیگر مشکل را حل کرده و حمایت‌های لازم را برای او تأمین کنید.
۵) صبور باشید (البته تا حدی)
بویز می‌گوید: «برگرداندن انگیزه به كارمندی بی‌انگیزه، یک شبه اتفاق نخواهد افتاد و متأسفانه ممکن است هیچ وقت هم رخ ندهد.» او در ادامه اضافه می‌کند: «فقط به دلیل صحبت کردن با کارمند خود که بی‌انگیزه شده بود، هیچ تضمینی وجود ندارد که دوباره آن‌ها به حالت عادی بازگردند. اگر راه‌حل‌های ممکنی که شما استفاده کردید جواب ندادند، ممکن است نشانه این باشد که جایگاهی که برای فرد انتخاب کردید مناسب نیست. در این مواقع صراحت لازم است. اولویت‌های سازمان را به او توضیح دهید و صادقانه از نگرانی‌های خود در خصوص عملکرد او صحبت کنید. سعی کنید به‌کمک یکدیگر به این نتیجه برسید که این جایگاه شغلی برای فرد مناسب نیست. به‌عنوان حسن نیت، ممکن است پیشنهاد دهید که به آن‌ها در جستجوی کار جدید کمک خواهید کرد.
اصولی که باید به‌خاطر بسپارید
این کارها را انجام دهید:
- به این فکر کنید چه چیزی باعث شده که این کارمند، کم بیاورد و از خود بپرسید این شغل چه الزاماتی دارد که در این فرد وجود ندارد؟
- همدلی کنید و با علاقه واقعی با کارمندان خود صحبت کنید. به آن‌ها بفهمانید که صادقانه می‌خواهید حمایت کنید.
- درباره سیستم‌های پشتیبانی موجود از جمله شبکه‌های سلامت و برنامه‌های همیار کارمندان که می‌توانند به تعامل دوباره و هر چه بهتر کارمند شما کمک کنند، اطلاعات بیشتری کسب کنید.
اما نباید:
- بدون وجود مدارک محکم با کارمند خود برخورد و مقابله کنید و به او نشان دهید که رفتارش تأثیر منفی دارد.
- نسبت به شرایط شغلی و الزامات آن بی‌توجه باشید. ممکن است کارمند شما به‌دلیل عادت‌های کاری نامناسب دچار فرسودگی شغلی شده باشد.
- در شرایط بد، صبر زیادی داشته باشید و آن حالت را تحمل کنید. هنگامی که یک کارمند بی‌انگیزه می‌شود، شاید به این معنا باشد که نقش فعلی برایش مناسب نیست. ممکن است وقت آن رسیده باشد که اجازه دهید آن فرد از این موقعیت شغلی خارج شود.
