راهنمای ارزیابی و تعیین فرهنگ سازمانی – قسمت سوم

چگونه فرهنگ را در سازمان شکل دهیم؟

پیش از هر گونه اقدامی برای شکل دادن به فرهنگ سازمانتان باید ابتدا جایگاه فعلی فرهنگ سازمان خود را پیدا کنید. در واقع به دنبال پاسخ به این سؤال مهم باشید: فرهنگ فعلی سازمان شما چیست؟

ویژگی‌های فرهنگی سازمان شما چیست؟

نظرسنجی ارائه شده در این مقاله که به دو بخش تقسیم شده است، این امکان را به شما می‌دهد تا به درک اولیه‌ای از فرهنگ خود برسید و درباره آن به گفت‌وگو بپردازید. 

در بخش اول نظرسنجی متوجه خواهید شد که سازمان شما به کدام دو سبک فرهنگی متمایل است و به معنای آن نیز پی خواهید برد. از همكار خود بخواهید كه نظرسنجی را نیز انجام دهد و سپس در مورد پاسخ‌های خود گفت‌وگو کنید تا درک عمیق‌تری از فرهنگ سازمانی خود به دست آورید.

بخش دوم نظرسنجی به شما کمک می‌کند تا نقش برجسته فرهنگ را در سازمانتان بررسی و ارزیابی کرده و پاسخ‌های خود را با سایر خوانندگان Harvard Business Review مقایسه کنید.

در بخش اول نظرسنجی شما باید به هر از یک سؤال‌ها از ۱ تا ۸ نمره بدهید. به منظور مشاهده فرم نظرسنجی بر روی لینک زیر کلیک کنید.

فرم نظرسنجی ارزیابی فرهنگ سازمانی

چگونه فرهنگ را در سازمان شکل دهیم؟

ابتدا باید اهداف فرهنگ را مشخص کنید. بهترین اهداف، خصوصیات مشترکی داشته و با جهت استراتژیک شرکت مطابقت دارند. همچنین اجرای آن‌ها مهم است و منعکس‌کننده نیازهای محیط بیرونی کسب‌وکار نیز هستند. یک هدف خوب باید خاص و قابل دستیابی باشد. به‌عنوان مثال، عبارت «ما برای مشتریانمان ارزش قائل هستیم» می‌تواند باعث ابهام و سردرگمی شده و در نتیجه منجر به انتخاب‌های ناهماهنگ و ناسازگار در زمینه استخدام، پرورش رهبران و مدیریت شرکت شود. 

بنابراین، بهتر است جمله موردنظر بدین شکل تغییر پیدا کند: «ما با مشتریان، روابط واقعی و مثبتی برقرار می‌کنیم.» یا «ما با فروتنی به مشتریان خود خدمت می‌کنیم.» یا «ما در نقش سفیر برای میراث غنی برندمان عمل می‌کنیم.»

مراحل تعیین هدف فرهنگ سازمانی

فرهنگ فعلی سازمان خود را بشناسید

فرهنگ سازمان خود را از لحاظ ارزش‌های سازمانی، خرده‌فرهنگ‌ها، سبک رهبری، پویایی تیم و … بررسی کنید (برای شروع نیز می‌توانید از ارزیابی ارائه شده در بخش «ویژگی‌های فرهنگی سازمان شما چیست؟» استفاده کنید).

نقاط قوت فرهنگ خود را شناسایی کرده و تأثیر آن‌ها را در سازمان خود بررسی کنید. در صورت لزوم با ذی‌نفعان کلیدی و اعضای تأثیرگذار سازمان مصاحبه کنید.

استراتژی سازمان و محیط بیرونی را درنظر بگیرید

شرایط بیرونی فعلی و آینده و گزینه‌های استراتژیک را ارزیابی کنید و تعیین نمایید که کدام یک از سبک‌های فرهنگی در واکنش به این شرایط نیاز دارند که تقویت یا تضعیف شوند. 

هدف فرهنگ سازمانی خود را به گونه‌ای انتخاب کنید که از تغییرات آینده پشتیبانی و حمایت شود.

هدف را بر اساس واقعیت‌های کسب‌وکار تعیین کنید

هدف را بر اساس اولویت‌های تغییر سازمانی تعیین کنید. این هدف نباید با توجه به برنامه تغییر فرهنگی مشخص شود؛ بلکه باید در چارچوب حل مشکلات دنیای واقعی و راه‌حل‌هایی که ارزش ایجاد می‌کنند، باشد.

به هماهنگی رهبری، گفت‌وگوهای سازمانی و طراحی سازمانی به عنوان اهرمی برای ایجاد تغییر و تحول فرهنگ سازمانی توجه داشته باشید.

تجربه یک شرکت در تغییر فرهنگ سازمانی

یک شرکت بزرگ از جست‌وجوی خود برای انتخاب مدیر جدید به‌عنوان فرصتی برای عبور از شکافی مشکل‌ساز بین فرهنگ شرکت و فرهنگ هیئت‌مدیره استفاده کرد. برای تحقق این امر، مدیران شرکت ابتدا دو فرهنگ را به همراه آرمان‌های خود برای مدیر جدید مشخص کردند.

تفاوت بین سبک های فرهنگی شرکت، هیئت مدیره و مدیر عامل جدید

در حالی که فرهنگ این شرکت، نتیجه‌گرا بود و بر روی نظم، انضباط و اجرا تمرکز داشت، هیئت‌مدیره شرکت بیشتر به سبک فرهنگی یادگیری، اکتشاف، کنجکاوی و لذت‌گرایی تمایل داشتند. مدیر جدید، نتیجه‌گرا و کنجکاو بود و به همین دلیل می‌توانست به دو فرهنگ کمک کند. دو سال پس از ورود او، هیئت مدیره و تیم مدیریت از عملکرد بهتر شرکت خبر دادند.

اهمیت هم‌گرایی در فرهنگ سازمانی

وقتی دیدگاه‌های کارمندان در زمینه برجسته‌ترین ویژگی‌های فرهنگ سازمانی‌شان مقایسه شد، دو نوع سازمان پدید آمد.

  • هم‌گرایی پایین (کارکنان به‌ندرت با مهم‌ترین ویژگی‌های فرهنگی موافق بودند)
  • هم‌گرایی بالا (دیدگاه‌ها به یکدیگر نزدیک و در یک راستا بودند)

لازم به ذکر است که در دو مثال زیر هر نقطه نشان‌گر یک کارمند است.

اهمیت هم‌گرایی در فرهنگ سازمانی

توجه داشته باشید که در سازمانی با هم‌گرایی پایین، هفت مورد از هشت ویژگی فرهنگی که به‌عنوان مهم‌ترین موارد ذکر شده بودند، در هر ربع نشان داده شده‌اند. این بدان معناست که کارمندان نگاهی متفاوت و غالباً متضاد با سازمان دارند. برای مثال، بعضی از افراد، سازمان را بر پایه مراقبت می‌دیدند؛ اما برخی دیگر تصور می‌کردند که تأکید سازمان بر روی قدرت است. 

ممکن است بپرسید چرا هم‌گرایی بالا مهم است؟ زیرا با میزان تعهد کارکنان و مشتری‌مداری در ارتباط است. با این وجود، اگر فرهنگی که سازمان شما دارد، همان فرهنگ موردنظرتان نیست، هم‌گرایی بالا تغییر آن را سخت‌تر خواهد کرد. 

زمینه، شرایط و فرهنگ

در زمان ارزیابی اثربخشی استراتژی فرهنگ، زمینه اهمیت دارد.

اگر رهبران مایل به پیشرفت عملکرد فرهنگ هستند، باید به صورت هم‌زمان سبک‌های فرهنگ، شرایط مهم سازمان و بازار را درنظر داشته باشند. منطقه و صنعت از مهم‌ترین عوامل بیرونی هستند که باید به آن‌ها فکر کنید. ملاحظات مهم داخلی شامل هماهنگی با استراتژی، رهبری و طراحی سازمانی نیز اهمیت دارند.

منطقه

ارزش‌های فرهنگ‌ ملی و منطقه‌ای که یک شرکت در آنجا واقع شده است، می‌تواند بر الگوهای رفتاری داخل سازمان تأثیر بگذارد. به‌عنوان مثال، شرکت‌هایی که در کشورهایی مانند فرانسه و برزیل با میزان بالای جمع‌گرایی سازمانی (این مفهوم به معنای ارزش دادن به عدالت و برابری در گروه‌ و تشویق به توزیع جمعی منابع است) فعالیت می‌کنند، به فرهنگ‌هایی با ویژگی نظم و امنیت اهمیت می‌دهند. شرکت‌هایی که در کشورهایی مانند ایالات‌متحده و استرالیا یا میزان پایین قطعیت و اطمینان (یعنی آن‌ها از آینده نامعلوم و مبهم استقبال می‌کنند) فعالیت دارند، بیشتر بر روی یادگیری، هدف و لذت بردن تأکید دارند. چنین عوامل تأثیرگذار خارجی را باید هنگام کار در کشورهای مختلف یا طراحی یک فرهنگ سازمانی مناسب مدنظر داشته باشید.

صنعت

ویژگی‌های متفاوت فرهنگی ممکن است برای نشان دادن مقررات خاص صنعت و نیازهای مشتری به کار بیاید. مقایسه سازمان‌ها در صنایع مختلف نشان می‌دهد که فرهنگ‌ها می‌توانند با نیازهای محیط‌های صنعتی سازگار باشند.

می‌توان چنین گفت، فرهنگ‌ سازمان‌هایی که در بخش خدمات مالی فعالیت می‌کنند، بیشتر بر روی ایمنی تأکید می‌کنند. با توجه به مقررات بسیار پیچیده‌ای که در پاسخ به بحران مالی تصویب شده است، نسبت به گذشته انجام دقیق کار و مدیریت ریسک در صنعت مذکور بسیار مهم‌تر شده است. در مقابل، سازمان‌های غیرانتفاعی به‌مراتب هدفمندتر هستند و به همین دلیل می‌توانند با هم‌سو کردن رفتارهای کارکنان بر روی یک هدف مشترک، تعهد خود را حول محور یک مأموریت تقویت کنند.

طبقه بندی سبک های فرهنگی بر اساس نوع صنعت

استراتژی

یک فرهنگ برای تحقق تمامی منافع باید از اهداف و برنامه‌های استراتژیک کسب‌وکار حمایت کند. به‌عنوان مثال، بین شرکت‌هایی که استراتژی تمایز را اتخاذ می‌نمایند با شرکت‌هایی که یک استراتژی رهبری هزینه را دنبال می‌کنند، تفاوت‌هایی وجود دارد. اگرچه نتایج و مراقبت از ویژگی‌های اصلی فرهنگ در هر دو شرکت است؛ اما لذت‌گرایی، یادگیری و هدف‌گرایی دلایلی برای تمایز این دو سازمان از یکدیگر هستند. این در حالی است که نظم و قدرت برای رهبری هزینه مناسب‌تر است.

فرهنگ‌های انعطاف‌پذیر که بر روی لذت‌گرایی و یادگیری تأکید می‌کنند، می‌توانند نوآوری در محصول را در شرکت‌های علاقه‌مند به نوآوری تقویت کنند. در حالی که فرهنگ‌های پایدار و قابل پیش‌بینی که بر روی نظم و قدرت تأکید دارند، می‌توانند بهره‌وری عملیاتی خود را برای کاهش هزینه‌ها حفظ کنند.

ملاحظات استراتژیک به چرخه زندگی یک شرکت و همچنین با فرهنگ سازمانی مرتبط است. شرکت‌هایی که استراتژی دارند و به دنبال تثبیت یا حفظ موقعیت بازار خود هستند، یادگیری را اولویت خود قرار می‌دهند. در مقابل، سازمان‌هایی که با استراتژی چرخش (Turnaround Strategy) کار می‌کنند، معمولاً برای تغییر مسیر یا سازمان‌دهی مجدد واحدهای غیرانتفاعی، نظم و امنیت را اولویت سازمان خود قرار می دهند.

طبقه بندی سبک های فرهنگی بر اساس استراتژی کسب و کار

رهبری 

در واقع نمی‌توان گفت که اهمیت هم‌سو بودن رهبری با فرهنگ بیشتر است یا اهمیت هم‌سو بودن فرهنگ با رهبری. شخصیت و رفتارهای یک مدیرعامل و مدیران ارشد می‌تواند تأثیر عمیقی بر فرهنگ بگذارد. در مقابل، فرهنگ در خدمت محدود کردن یا تقویت عملکرد رهبران است. اطلاعات به دست آمده از روند استخدامی مدیران اجرایی نشان می‌دهد که عدم تناسب فرهنگی باعث حداکثر ۶۸٪ از شکست استخدام‌های جدید در سطح رهبری می‌شود. برای رهبران، تناسب فرهنگی به همان اندازه قابلیت‌ها و تجربه اهمیت دارد.

طراحی سازمانی

در حقیقت، یک رابطه دوطرفه بین فرهنگ یک شرکت و ساختار خاص آن وجود دارد. در بسیاری از موارد، ساختار و سیستم‌ها از فرهنگ تبعیت می‌کنند. برای مثال، شرکت‌هایی که کار گروهی و همکاری را در اولویت خود قرار می‌دهند، ممکن است سیستم‌های تشویقی را طراحی کنند یا جوایزی بدهند که اهداف مشترک تیم و شرکت و نیز تلاش‌های جمعی آنان را نشان می‌دهد. با این وجود، انتخاب طولانی‌مدت یک طراحی سازمانی می‌تواند به شکل‌گیری یک فرهنگ منجر شود. از آنجا که تغییر دوم بسیار دشوارتر است، پیشنهاد می‌کنیم تغییرات ساختاری با فرهنگ موردنظر مطابقت داشته باشد.