استارتاپ‌ها چه زمانی باید برای ثبت شرکت اقدام کنند؟

استارتاپ‌ها چه زمانی باید برای ثبت شرکت اقدام کنند؟

فعالیت تجاری هر کسب‌وکاری می‌تواند در قالب شخصیت حقوقی و حقیقی انجام پذیرد. اما ثبت شرکت برای استارتاپ‌ها می‌تواند هزینه‌بر باشد و حتی در مواقعی مشکلات مختلفی در فعالیتشان به وجود آورد. راهکارهای قانونی دیگری به جز ثبت شرکت برای استارتاپ‌ها وجود دارد که نیاز است مورد توجه بنیانگذاران و کارآفرینان قرار گیرد تا مسیر درست قانونی کسب‌وکار خود را طی کنند.

استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا عموماً شامل حداقل دو بنیانگذار هستند که بر اساس روابط قبلی مانند دوستی و آشنایی در دانشگاه شکل می‌گیرند. البته برنامه‌نویسان، فریلنسرها، مشاوران کسب‌و‌کارها، ارائه‌دهندگان خدمات و مشاغلی از این قبیل شاید نیازی به تیم‌سازی با سایرین نداشته باشند و به تنهایی بتوانند کسب‌و‌کار خود را مدیریت نمایند. ولی ممکن است جهت اعتبار بخشیدن به فعالیت تجاری خود نیاز به ثبت شرکت داشته باشند. در این مقاله به بررسی مزایا و معایب ثبت شرکت و همچنین راهکارهای قانونی مناسب برای استارتاپ‌ها می‌پردازیم.

مزایای ثبت شرکت

مشخص شدن سهم هر یک از بنیانگذاران

در هر استارتاپی میزان سهام هر یک از بنیانگذاران به طور قابل توجهی نشان‌دهنده مسئولیت‌های شغلی و فردی وی است تا به صورت منظم فعالیت‌های خودشان را سازماندهی کنند. همچنین ثبت شرکت روابط بین سهامداران و هیأت مدیره را مشخص می‌کند و به علت وجود مقررات ثبتی و اساسنامه مربوطه می‌تواند روابط بین سهامداران را برای سالیان زیادی مستحکم سازد.

اعتباربخشی به فعالیت‌های تجاری

ثبت یک شرکت جهت فعالیت تجاری تا حد بسیار زیادی به اعتبار فعالیت آن کمک خواهد کرد. از این جهت که هر شرکت تجاری از نظر قانونی رسمیت داشته و زیر نظر و مقررات سازمان ثبت شرکت‌ها فعالیت می‌نماید. از طرف دیگر به علت دریافت کد اقتصادی و گواهینامه ثبت‌نام در نظام ارزش افزوده از طریق واحدهای اعتبار‌سنجی و راستی‌آزمایی سازمان امور مالیاتی کشور (زیر نظر وزارت امور اقتصادی و دارایی کشور) تأیید می‌گردد.

حضور در فعالیت‌های تجاری بزرگ‌تر

استارتاپ‌ها پس از تولید محصول و ورود به بازار، برای رشد و توسعه فعالیت تجاری خود نیاز به بزرگ‌تر شدن را در خود خواهند دید. استارتاپ‌ها با ثبت شرکت و بهره‌مندی از مزایای قانونی آن می‌توانند از اعتبار بیشتری برخوردار شوند و موفقیت‌های بیشتری را کسب خواهند کرد.

تأمین مالی

زمانی که استارتاپ یک شرکت ثبت شده دارد، قطعاً برای گسترش و رشد فعالیت‌های تجاری خود نیازمند تأمین مالی از طریق بانک‌ها، مؤسسات مالی و سرمایه‌گذاران است. برای این امور آن‌ها بدون یک شرکت ثبت شده با مشکلات و محدودیت‌های زیادی مواجه خواهند بود.

به دلیل وجود گزارش کامل از صورت‌های مالی، قابلیت اتکا به گزارشات یک شرکت وجود دارد که اعتبار قانونی به شرکت می‌بخشد. اما اشخاص حقیقی که شرکت ثبت شده ندارند، صورت‌های مالی قابل اتکایی ندارند. ثبت شرکت به استارتاپ‌ها این مزیت را می‌دهد تا تأمین‌کنندگان مالی با آسایش و به راحتی جهت انجام امور تأمین مالی اقدام کنند.

معایب ثبت شرکت

افزایش هزینه‌های قانونی

وجود دفاتر قانونی همیشه یکی از اصلی‌ترین موضوعات شرکت‌ها است. چرا که دریافت، نگهداری و ثبت رویدادهای مالی در دفاتر اگر به صورت صحیح انجام نگردد، شرکت را دچار جرایم قانونی و مالیاتی زیادی خواهد نمود. دفاتر قانونی برای اولین بار به مدت یک ماه بعد از تاریخ ثبت شرکت و برای سال‌های مالی آتی قبل از شروع سال مالی بایستی تهیه شود. ثبت و تحریر رویدادهای مالی در دفاتر قانونی شرکت بایستی توسط حسابداران مجرب و با توجه به اصول و استانداردهای حسابداری صورت پذیرد که خود در برگیرنده هزینه‌های مالی است.

همچنین با توجه به قوانین متعارف سازمان امور مالیاتی کشور، استارتاپ‌ها در زمان درآمدزایی و یا زیان‌های حاصل از فعالیت خود در سال‌های اولیه در بهترین شرایط با عدم قبول زیان و در روال عادی با وضع مالیات علی الرأس از طرف ادارات امور مالیاتی مواجه خواهند بود.

عدم آگاهی از مقررات مالیات و بیمه کشور

در ظاهر وظیفه اصلی بنیانگذاران استارتاپی انجام امور فنی و گسترش فعالیت‌های تجاری جهت درآمدزایی هر چه بیشتر است. ولی عدم توجه به مقررات مالیاتی و بیمه‌ای کشور می‌تواند در آینده به یکی از دغدغه‌های اصلی استارتاپ تبدیل شود. 

به طور مثال، کلیه کسب‌وکارهای فعال در زمینه بازاریابی دیجیتال (Digital Marketing) با اینکه درآمدشان برای خود آن‌ها موضوع مالیاتی و بیمه‌ای خاصی ندارد؛ ولی طبق بخشنامه شماره ۱۴/۳ درآمد سازمان تأمین اجتماعی مشمول حق بیمه است. هر شرکت استفاده‌کننده از خدمات بازاریابی دیجیتال در خصوص هزینه‌های مربوطه در زمان بازرسی دفاتر قانونی توسط مؤسسه حسابرسی سازمان تأمین اجتماعی باید حق بیمه محاسبه شده را پرداخت نماید. 

هر شرکت استفاده‌کننده از خدمات بازاریابی دیجیتال در خصوص هزینه‌های مربوطه در زمان بازرسی دفاتر قانونی توسط مؤسسه حسابرسی سازمان تأمین اجتماعی باید حق بیمه محاسبه شده را پرداخت نماید. 

یا مثال دیگری در این خصوص می‌توان به فروشگاه‌های آنلاین خرده‌فروشی اشاره نمود که بایستی از قوانین شرکت‌های بازارگاه‌ مجازی (Marketplace) استفاده نمایند. در صورتی که این قوانین در کشور دارای ابعاد قانونی درستی نبوده و با شرایط کنونی جامعه باید به طراحی مدل کسب‌وکار مناسب پرداخت.

از همین رو مدیریت یک شرکت نیاز به آگاهی از اطلاعات و مقررات مالیات و بیمه‌ کشور دارد که این کار به بهره‌مندی از مشاور مالیاتی مجرب نیاز دارد. همچنین به روز و دقیق بودن اطلاعات مدیریت نیز اهمیت زیادی دارد.

استفاده از خدمات مالی

اصولاً یکی از پیچیده‌ترین و عجیب‌ترین خدماتی که یک کسب‌وکار به صورت یک شرکت باید از آن استفاده نماید، خدمات مالی است. استفاده از خدمات مالی مفید و انتخاب همکاران مناسب در این حوزه کار دشواری است؛ زیرا که تعداد زیادی حسابدار، سرپرست، مدیر و مشاور مالی در کشور وجود دارد. به طور مثال، ممکن است استفاده از یک حسابدار با تجربه پایین در یک استارتاپ بهتر از استفاده از یک مشاور مالی خبره در همان کار باشد و برعکس.

به هر حال استفاده از یک مشاور مالی مجرب در ابتدای شروع فعالیت یک شرکت می‌تواند از هدر رفت زمان و هزینه جلوگیری کرده و با طراحی و چیدمان فرآیندهای اصلی و فرعی شرکت تا حد بسیار زیادی در افزایش کارآیی شرکت نقش داشته باشد.

آیا برای استارتاپ‌ها راه‌حل دیگری به جز ثبت شرکت وجود دارد؟

تا اینجا به مزایا و معایب ثبت شرکت برای استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا پرداختیم. ولی آیا برای برای یک استارتاپ که هنوز تا رسیدن به فعالیت‌های عملیاتی جهت درآمدزایی و حتی تأمین مالی مسیر زیادی را در پیش رو دارد، مسیر دیگری نیز وجود دارد؟ جواب بلی است.

به استارتاپ‌ها پیشنهاد می‌گردد جهت جلوگیری از اختلاف نظر بین بنیانگذاران، قبل از ثبت شرکت یک تفاهم‌نامه همکاری با در نظر گرفتن میزان سهم و وظایف هر یک از طرفین با حضور شاهدان مربوطه منعقد گردد. برای رسمی نمودن این تفاهم‌نامه بهتر است این کار در یکی از دفاتر اسناد رسمی انجام شود.

ممکن است طبق این تفاهمنامه درآمد و هزینه‌ای نیز صورت پذیرد که قابل توجه بودن میزان آن را نیز باید در نظر گرفت. بهتر است یک سقف برای این موارد در نظر گرفته شود تا در صورت بیشتر شدن مبلغ درآمد و هزینه از این سقف، بنیانگذاران ملزم به ثبت شرکت شوند.

آیا یک استارتاپ به صورت شخص حقیقی ‌می‌تواند فعالیت نماید؟

یک شخص حقیقی به علت شرایط خود نمی‌تواند یا نمی‌خواهد یک شرکت ثبت نماید. آیا به صورت شخص حقیقی نیز ‌می‌تواند فعالیت نماید؟ جواب باز هم بلی است.

یک شخص حقیقی هم می‌تواند کد اقتصادی داشته باشد، مالیات شغل خود را پرداخت نماید و هم تأییدات لازم را از صنف و سازمان‌های مربوطه دریافت نماید. فقط با توجه به گفته‌های بالا از اعتبار پایین‌تری نسبت به یک شخص حقوقی برخوردار است. به طور مثال، می‌توانید با مراجعه به سایت نماد اعتبار الکترونیکی از نام فروشگاه‌های آنلاین خرده‌فروشی که به صورت شخص حقیقی فعالیت می‌‌نمایند، اطلاع حاصل نمایید.

تا چه زمانی باید طبق تفاهم‌نامه و یا شخص حقیقی به فعالیت استارتاپ ادامه داد؟

راه‌حل مناسب برای استارتاپ‌ها همکاری بر اساس یک تفاهم‌نامه در ابتدای شروع کار است. اما تا چه زمانی بهتر است که یک استارتاپ به صورت یک شخص حقیقی و یا طبق تفاهم‌نامه همکاری فعالیت تجاری خود را ادامه داد؟

هدف یک کسب‌و‌کار از فعالیت تجاری کسب رشد معقولانه است. کسب‌وکارها برای رشد هر چه بیشتر نیاز به اعتبار و فعالیت‌های تجاری بیشتر و به تبع آن بازارهای جدیدتر هستند. به همین دلیل، بهتر است برای کاهش ریسک‌ و استفاده هر چه بیشتر از ظرفیت بازارهای پیش رو، با یک شخصیت استوارتر و ثبت شرکت در سازمان ثبت شرکت‌ها فعالیت کنند. به طور کلی داشتن یک شرکت ثبت شده تا حد بسیار زیادی به شرایط کلی آن کسب‌وکار بستگی دارد. ولی قطعاً فعالیت‌های بزرگ‌تر با در نظر گرفتن قوانین جامعه در بسیاری از مواقع فقط با یک شخصیت حقوقی امکان‌پذیر است.

تا زمانی که استارتاپ شما نیازی به فعالیت در بازار بزرگ‌تر، کاهش ریسک، تأمین مالی و گسترش فعالیت‌های تجاری ندارد، نیازی به ثبت شرکت نخواهد داشت.

سخن پایانی

کلیه گفته‌های مربوطه در این بحث نیاز به تجربه و آشنایی با شرایط استارتاپ‌ها و کسب‌وکارهای نوپا دارد. به همین دلیل بهتر است در زمان‌های لازم با همکاران، دوستان، فعالین تجاری و مشاوران مربوطه مشورت کنید تا در تصمیم‌گیری خود در خصوص ثبت شرکت در زمان مورد نیاز استفاده کنید.