در محیط‌های کاری، انسان‌های مختلف با طرز تفکر و علایق متفاوتی وجود دارند. بدیهی‌ست که نمی‌توان با تمام آنها با یک روش واحد ارتباط برقرار کرد و نتیجه خوبی گرفت. در واقع مهم‌ترین نکته در ارتباط با افراد، توجه به سبک ارتباطی مخصوص هر فرد است.
برقراری یک ارتباط شفاف و کارآمد، یکی از راه‌های مؤثر برای کاهش استرس محیط کاری، افزایش کارایی و بهبود هر چه بیشتر روابط همکاران است.
در بیشتر مواقع، افراد ویژگی‌های شخصیتی خود را معقول‌تر و قابل پذیرش‌تر از رفتار دیگران می‌دانند و درباره اینکه دیگران در برقراری ارتباط با آنها باید چه رویکردی داشته باشند، حرفی نمی‌زنند.
مارک مورفی (Mark Murphy) ۴ دسته سبک ارتباطی؛ شامل تحلیل‌گر، شهودی، عمل‌گرا و شخصی را ارائه داده است.
در ادامه به توضیح هر یک خواهیم‌پرداخت.
۱. تحلیل‌گر، عاشق اعداد و ارقام و وظایف مشخص
چنین افرادی به دنبال اعداد و ارقام مشخص در ارتباطات خود هستند. از مکالمات مبهم و تخیّلی دوری کرده و تمایلی به سوق دادن مکالمات منطقی به احساسی ندارند.
از نکات مثبت این افراد، مکالمات منطقی و دقیق است که به کارها سرعت می‌بخشد. از طرفی، ممکن است در برخی مکالمات سرد یا بی‌حوصله به نظر برسند.
نحوه همکاری با سبک ارتباطی تحلیل‌گر
بایدها:
- شرح دقیق جزئیات و مشخص‌کردن انتظارات
- محیط کاری مستقل برای آنها
نبایدها:
- احساسی کردن گفت‌‌و‌گوها
- نقد شخصی عملکردشان (به خصوص کار‌هایی که اعداد و ارقام زیادی دارند.)
۲. شهودی، کلی‌نگر و دوراندیش
این افراد دقیقا نقطه مقابل انسان‌های تحلیل‌گرند. به جای توجه به اعداد و ارقام و جزئیات، آنها به دورنمای کلی یک اتفاق توجه می‌کنند و به دنبال راه‌هایی برای دستیابی به هدف کلی هستند. چنین افرادی مناسب مکالماتی هستند که نیازمند واکنش‌های سریع‌اند.
نحوه همکاری با سبک ارتباطی شهودی
بایدها:
- تمرکز بر موضوع اصلی بحث
- آمادگی جهت پاسخ به سؤالات
- توجه محدود به جزئیات
نبایدها:
- توجه بیش از حد به جزئیات
- برداشت شخصی در مورد نحوه عملکرد و رویکرد‌‌شان (طوری عمل می‌کنند که حس می‌کنند درست است.)
- دادن قول‌های خیلی بزرگ (درگیر دورنما و تصویر کلی خواهند شد و سختی جزئیات و مراحل رسیدن به آن را فراموش می‌کنند.)
۳. عمل‌گرا، انجام قدم به قدم، آهسته و با دقت کارها
افرادی که این رویکرد را دارند، علاقه‌مند به فرایند انجام کار هستند. آنها جزئیات و زمان‌بندی را دوست دارند و از ابتدا تا انتهای کارها را مرور می‌کنند تا مطمئن شوند هیچ مرحله‌ای جا نیفتاده است. این سبک برقراری ارتباط، به خصوص برای مدیران پروژه و رهبران، در فضای کاری بسیار مفید است. اما این سبک می‌تواند گاهی خسته‌کننده نیز باشد. به این دلیل که توجه بیش از حد به جزئیات و قدم‌های کوچک، مخاطب را خسته می‌کند.
نحوه همکاری با سبک ارتباطی عمل‌گرا
بایدها:
- با دقت گوش دادن و تکرار صحبت‌های آنها و پرسیدن سؤال مرتبط
- انتظار پرسش درباره جزئیات توسط آنها حتی در زمان طوفان فکری
نبایدها:
- اعمال فشار برای تمام‌کردن هر چه سریع‌تر یک کار و یا تصمیم‌گیری سریع
- فرض بر حمایت کامل آنها از یک ایده (معمولاً از مراحل انتقاد می‌کنند نه استراتژی کلی)
۴. شخصی، ارجحیت روابط بر تبادل اطلاعات
در این سبک ارتباطی، رابطه و زبان عاطفی، بالاترین ارزش را دارند. برای آنها فرد گوینده بیشتر از موضوع مکالمه، اهمیت دارد. این افراد مانند چسب، اعضای تیم را در کنار هم نگه می‌دارند. البته همیشه اوضاع به این خوبی نیست و متأسفانه سایر سبک‌ها، وقتی حرف از «احساس» باشد؛ در برابر این افراد حالت تدافعی می‌گیرند.
نحوه همکاری با سبک ارتباطی شخصی
بایدها:
- رعایت خودمانی و بی‌تکلّف بودن مکالمات
- دلخور نشدن از تغییر رویه بحث جدی و شخصی شدن موضوع
- پیگیری جزئیات مهم بیان‌شده، پس از پایان هر جلسه با ایمیل (احتمالا در طی جلسه توجه چندانی به جزئیات ندارند.)
نبایدها:
- صحبت کردن تحقیرانه یا منفی‌گرایانه (حس و حال شما را بیش از دیگران دریافت می‌کنند و مورد آزار قرار می‌گیرند.)
- پیش‌بردن مکالمه تنها بر اساس حقایق و آمار
- وادار کردن آنها به توجه عمیق به جزئیات
