۹ ترفند صرفه جویی در زمان برای بهره‌وری بیشتر

اگر زمانبندی درست برای شما تبدیل به کار طاقت‌فرسایی شده و به کارایی بیشتر فکر می‌کنید، این مهارت‌های صرفه‌جویی در زمان به کارتان خواهد‌آمد.

برنامه ریزی زمانی و یادداشت کردن کارهایی که انجام می‌دهیم، یک راه درست‌وحسابی و روحیه بخش برای مشخص شدن وقت‌هایی است که ما زمان زیادی را هدر می‌دهیم و متوجه‌ نیستیم. من از اوایل سال جاری زمانم را ثبت می‌کنم و مدام در حال بهتر شدنم، تلاش برای استفاده از حداکثر توانایی و انجام وظایفم در روزهای بی‌حوصلگی، از هدف‌هایم است.

خواندن کتاب Off the Clock نوشته لارا وندرکم laura vanderkam با شعار “مشغله‌ی کمتر، کار بیشتر” تاثیر مثبت فراوانی روی من داشت: کمتر احساس خستگی می‌کنم، متوجه شدم برخی از عادت‌هایم به من کمک می‌کنند تا روز خوبی داشته‌باشم. در طول روز، یادداشت کردن کارهایی که انجام می‌دهم و برنامه‌ریزی برای فردا در پایان روز بخشی از عادتم شده است و همه ی اینها به من کمک می کند تاثیرگذارتر باشم.

در اینجا می‌خواهم چند کار ساده که می‌تواند هر فردی را بلافاصله کارآمدترکند به شما یاد بدهم.

وقتی سرحالید کارکنید

در شبانه‌روز چه ساعتی بمب انرژی هستید؟ همان زمان ها مشغول به کار شوید. زمان‌های خواب‌آلودگی، بی‌حوصله و کم‌انرژی بودنتان را بشناسید تا بتوانید ساعت های مفیدتان را از دست ندهید. ساعت‌های کسل بودن هر فرد زمانی‌ست که بدنش تمایل به انجام دادن کاری ندارد و هیچ چیز به اندازه ی استراحت عزیز نیست. دانستن این جزئیات به شما کمک خواهد کرد زمان‌هایی که بیشترین کارایی را دارید تعیین کنید. من مرغ نیستم اما ترجیحم به زود خوابیدن است، بنابراین بعد از یک استراحت شبانه‌ بیدار می‌شوم. در نتیجه، ساعت‌های مفید من، صبح زود است. تا اواسط بعد از ظهر کارایی‌ام را از دست می‌دهم. برای همین است که می‌گویم دانستن ساعت بدن هر فرد خیلی مهم است.

بنابراین کارهای چالشی‌تان را در ساعت‌های سرحال‌ بودن انجام دهید. وندرکم می‌گوید: انجام چنین کاری می‌تواند یک ساعت از مدت‌زمان انجامشان کم کند. در واقع کاری که شما وقتی پرانرژی‌اید در دو ساعت انجام می‌دهید زمانی که بی‌حوصله‌اید ممکن است سه ساعت یا بیشتر طول بکشد.

مطمئن شوید که برنامه‌ریزی برای استراحت‌های کوتاهی ‌در طول روز انجام می‌دهید. این زنگ تفریح‌ها می‌توانند به شما کمک کنند که قبراق شوید و تمرکز بیشتری داشته باشید. کاری را از سرباز نخواهید کرد و همه چیز را از سر حوصله انجام خواهید داد زیرا کار مداوم باعث می‌شود سرتان سوت بکشد. اگر کارمند دفتری هستید، سعی کنید تا اوایل روز انجام وظایف لازم را انجام دهید، بنابراین بعد‌از‌ظهر می‌توانید به کارهایی برسید که اهمیت کمتری دارند.

زمانتان را یادداشت کنید

زمان خود را ثبت کنید. در ابتدا برای یک روز یا یک هفته این کار را آزمایشی انجام دهید. با این روش متوجه خواهید شد وقتتان را صرف چه کارهایی کرده‌اید. من با ثبت زمان متوجه شدن که روزی حداقل یک ساعت هدر می‌دهم.

هنگامی که دفتر برنامه‌ریزی زمانی خود را ایجاد کردید، در نظر داشته باشید که کارهایتان را الویت‌بندی کنید و فعالیت‌هایی را که دوست ندارید، به حداقل برسانید یا حذف کنید. مثلا من تصمیم گرفتم ایمیل‌های دعوت به مصاحبه را به جای صبح، که مغزم خوب کار می‌کند، بعد‌از‌ظهر و در زمان‌های بی حوصلگی‌ام ارسال کنم چون نوشتن و ارسال آنها نیازی به درگیری ذهنی زیادی ندارد و این کار باعث موجب صرفه‌جویی در زمان من شد.

اگر باید کاری که دوست ندارید انجام بدهید دست دست نکنید. به تعویق انداختن یک کار سخت، سخت‌ترش می‌کند. راه رفتنی را باید رفت!

چگونگی استفاده از زمان خود را بررسی کنید

وقتی می‌خواهید کار زمانبری انجام دهید، وندرکم توصیه می‌کند که از خودتان بپرسید: «هدف من چیست؟ چرا این کار را انجام می‌دهم؟» اگرتوانستید خودتان را قانع کنید، انجامش بدهید. اگر نه، آن را رها کنید و این چیزی بود که من با تمرین به آن رسیدم.

وقتی در مورد یک مسئله علاقه‌مند وکنجکاو هستید تمرکز بیشتری هم دارید. پروژه هایی را بردارید که در موردشان کنجکاوید. زمان لازم برای انجام این سبک کارها، به مراتب از انجام پروژه های دیگر کمتر است.

در خوب بودن افراط نکنید. به اندازه باشید. به جای اینکه زمان بیشتری را صرف عالی شدن چیزی کنید که ممکن است حتی دیده هم نشود، قبول کنید که خوب بودن به اندازه‌ی کافی خوب است.

در نهایت، در اینجا دو مورد دیگر وجود دارد که دانستنش خالی از لطف نیست: انجام کارهای ارزشمند با افرادی که دوست داری و کارهای مردمی هرگز اتلاف زمان نیستند.

پایه‌های یک زندگی شاد وقتی گذاشته می‌شود که حواسمان نیست. شاید با انجام این مهارت‌های صرفه جویی در زمان، بتوانیم کارها را در زمان کمتری انجام بدهیم و استرس انجام نشدنشان را نداشته باشیم و به خودمان فرصت بدهیم که وظایفمان را در آرامش بیشتری به پایان برسانیم.