اولویت‌بندی کارها بر اساس ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix) و ۵ توصیه برای مدیریت زمان

ماتریس آیزنهاور که به نام ماتریس کارهای ضروری-مهم شناخته می‌شود، ابزاریست برای الویت‌بندی کارها و مدیریت زمان بر اساس ضرورت و اهمیت آن‌ها. در این مقاله از پیشینه و فرآیند این ماتریس خواهیم گفت.

چرا آیزنهاور؟

کسی که نام این ماتریس از او وام گرفته شده، دوایت آیزنهاور (Dwight D. Eisenhower) است. او که طی سال‌های ۱۹۵۳ تا ۱۹۶۱ ریاست جمهوری آمریکا را عهده داشته، در طول زندگی خود همواره ناگزیر به انتخاب میان کارهایی بوده که باید در طول روز انجام دهد. در نهایت همین بود که او را به ابداع اصول معروف آیزنهاور وا داشت. اصولی که امروزه به ما در الویت‌بندی کارها بر اساس ضرورت و اهمیت کمک می‌کند.

سازوکار ماتریس آیزونهاور

الویت‌بندی کارها بر اساس ضرورت و اهمیت، چهار بخش با چهار استراتژی متفاوت را شامل می‌شود.

  • مربع اول تحت عنوان «همین الان انجام بده» مربوط به کارهاییست که در کار و زندگی اهمیت داشته و باید امروز و یا حداکثر فردا آن را انجام داد. برای انجام این دسته از کارها می‌توان از تایمر استفاده کرد. این کار می‌تواند تحویل یک کار به مدیرتان باشد.
  • مربع دوم مربوط به برنامه‌ریزیست. کارهایی که مهم بوده ولی ضرورت کمتری دارند. این کارها را باید در تقویم کارهای خود جا بدهید. برای مثال برنامه‌ریزی برای شروع دوباره ورزش در این دسته قرار دارد.

کسانی که در مدیریت زمان خبره‌اند به طور معمول عمده کارهای خود را در دسته دوم قرار می‌دهند که باعث کاهش استرس می‌شود.

  • مربع سوم ماتریس آیزنهاور متعلق به کارهاییست که برای شما اهمیت کمتری داشته و می‌توانید آن را به دیگران واگذار کنید ولی انجام آن‌ها همچنان ضروری است. شما می‌توانید پیشرفت در کارهای محول شده را با برنامه‌های مدیریت پروژه، ایمیل، تلفن زدن و جلسه گذاشتن پیگیری کنید.
  • مربع چهارم و آخرین مربع ماتریس آیزنهاور در نهایت مربوط به کارهایی می‌شود که باید از انجام آن‌ها صرف‌نظر کنید. باید تلاش خود را بکنید تا عادت‌های بد خود را مانند گشت‌وگذار بی‌هدف در اینترنت را شناسایی کرده و از انجام آن خودداری کنید.

نباید اجازه دهید که عادت‌های بدی که متعلق به مربع چهارم است شما را از انجام کارهای مربع اول و دوم بازدارد.

۵ توصیه مدیریت زمان برای کار با ماتریس آیزنهاور

  1. نوشتن لیست کارها ذهن شما را آزاد می‌کند. اما همواره از خود بپرسید کدام کار ارزش اول انجام داده شدن را دارد.
  2. کارهای خود را در هر مربع به حداکثر ۸ کار محدود کرده و پیش از اضافه کردن یک کار جدید ابتدا مهم‌ترین کار را به پایان برسانید.
  3. همواره باید برای کارهای شخصی و شغلی خود یک لیست داشته باشید. به این طریق شما هیچ‌وقت برای انجام ندادن کاری برای خانواده خود شکایت نخواهید کرد.
  4. نگذارید خود و یا دیگران حواس شما را پرت کنند. اجازه ندهید دیگران الویت‌های شما را تعیین کنند. ابتدا صبح برنامه‌ریزی کرده، سپس کارهایتان را انجام دهید و از اتمامشان لذت ببرید.
  5. در آخر هم سعی کنید کارها را زیاد به تعویق نیندازید. سعی کنید کارهایتان را بیش از حد مدیریت نکنید و در فرآیند برنامه‌ریزی گیر نکنید.